宮崎大学

“ Dropbox は導入しやすいのが魅力でした。サポートが手厚い Business 版は、管理機能が強力なので扱いやすいく、セキュリティ面でも２要素認証に対応しています。そのため、仕事でも安心して使えます ”

宮崎大学 副学長 IR推進センター長 　明石 良 氏
宮崎大学 IR推進センター　　　　　  田中 秀典 氏

抱えていた課題

メールでのファイル共有では運用負担が大きすぎる 

宮崎県の中核教育研究機関として先端学術研究に取り組む宮崎大学。
植物育種・遺伝資源学の研究に従事している明石良氏を代表者とした研究『環境変動に対する植物の頑健性の解明と応用に向けた基盤技術の創出：大規模画像データに基づくゲノムと環境の相互作用を考慮した成長予測モデルの構築』が、「国立研究開発法人 科学技術振興機構」（ JST ）の CREST に採択されました。

CREST とは、「科学技術イノベーションに大きく寄与する卓越した成果を創出することを目的とし、研究代表者が複数の共同研究グループを組織し実施するネットワーク型研究」のこと。本プロジェクトでは、「気候変動時代の食料安定確保を実現する環境適応型植物設計システムの構築」という戦略目標が評価されました。
 

このプロジェクトでは、大阪大学（大阪府）や東北大学（宮城県）、茨城大学（茨城県）などの大学の他、かずさDNA 研究所（千葉県）といった研究機関とプロジェクトチームを作り、共同研究を進めています。
 

「申請書や報告書、実験データ、プレゼンテーションファイルといった情報を共有するため、当初はメールやファイル転送システムなどを利用していました。しかし、受信メールがメールボックスを圧迫したり、ファイルのバージョン管理が必要になったりするなど、繁雑な作業が増えてしまい、本来の業務遂行に影響がでてしまうようになりました」
と、説明するのは、国立大学法人宮崎大学・IR 推進センターの田中秀典氏です。

ソリューション

マルチ OS・マルチデバイスに対応し
多くのユーザーを抱える Dropbox を採用 

そこで、コラボレーションのためのプラットフォーム導入を検討することになりました。

「実験データをタブレットで取得するシステムを想定しているため、マルチデバイス対応は必須。さらに、セキュリティリスクについても配慮が必要です。これらの条件を満たす、扱いやすいプラットフォームを探していました」（田中氏）
 

数あるソリューションの中から選定されたのが Dropbox です。

Dropbox のフォルダ内で作成・更新されたファイルは即座に同期されるので、メンバーはほぼリアルタイムで最新データを共有できます。また、大容量のファイルであっても「スマートシンク」機能を使えばパソコン本体のストレージ容量を気にせずファイルを共有可能。さらに、Dropbox でプレビューすることで、ファイルを中心としたコメントのやり取りもできます。

セキュリティ面では 2 要素認証にも対応している他、ファイルを共有できる期間を指定できるなど、安全に情報管理しやすいソリューションとなっています。

結果

生産性が大幅に向上
IR 業務の効率化へ向けさらなる活用拡大も検討へ

Dropbox を導入した結果、生産性が向上しました。
 

「同一のファイルをメンバーそれぞれが編集できるようになりました。そのため、メールでファイルを送受信する必要がなくなり、バージョン管理や各所から届くファイルを統合する手間が省けました」（田中氏）。
 

ファイルが更新されると、都度アプリやメールで通知されるので、すぐに対応できるようにもなりました。Dropbox の導入によって、実験データがストレスなくやりとりできるようになり、安定して利用できる環境が整ったのです。
 

さらに Dropbox は、タスク管理にも活用されています。
 

「共同研究ではタスク管理も課題でした。さまざまなツールを検討しましたが、使い勝手やコストなどで導入しやすいものではありませんでした。そこで、Dropbox Paper を使ってタスクや議事録などのドキュメントを管理する方法を試してみたところ、非常にシンプルに管理できるようになりました」（田中氏）
 

Dropbox Paper は、組織やチームの仕事やアイデアの共有をサポートする共同作業用ツール。クラウド上のホワイトボードのような形で、プロジェクトに携わるチームメンバーを招待し、情報共有したファイルをもとにした議論や、簡単なタスク管理といった共同作業が可能となります。
 

このように、ファイルの共有やタスクの共有に効果が出た Dropboxですが、今後は学内での利用も検討されています。
 

　その１つが大学 IR（Institutional Research）。これは、大学の諸活動に関する情報を収集し、教育機能や経営の基礎となる情報を分析・提供することで、大学の自己評価、意思決定に寄与する活動のこと。
 

「私の本業は大学 IR。こちらでも Dropbox の利用を検討しています。大学 IR は多くのレポートを作成し、提供していますが、その際のレポート共有に Dropbox が使えないか検討しているところです」（田中氏）
 

　現在は、大学が提供しているドキュメント共有システムを使っていますが、使い勝手が悪くデータの登録や閲覧に手間がかかっています。その点、ドラッグ＆ドロップで共有できる Dropbox であれば、導入が容易な上、業務の効率化も実現できる、というわけです。
 

「情報を分析・提供しても、それをシンプルに共有できなければ、その情報が活用されることがありません。Dropbox はマルチOS に対応しており、ファイルの共有もシンプル。まずは IR  の執行委員から使ってもらい、学内での利用を広げていければ」と、国立大学法人宮崎大学・副学長・IR 推進センター長の明石良氏は今後の展開について語ります。
 

Dropbox は、情報の共有のみならず、コラボレーションプラットフォームとして利用されているソリューションです。情報を安全に共有できる上、仕事やアイデアの共有をサポートするツールも用意されています。それだけに生産性の向上の先駆的なモデルとして大きな役割をはたしていくでしょう。