導入事例
kintone と Dropbox Sign、Dropbox の連携によって
作業の大幅な効率化とコスト最適化を実現する
ME.Link の設立は 2021 年 6 月。あるベンチャー企業の株式関連業務を担っていた部署が、その機能を切り出す形で独立した企業です。現在は、親会社の新規株式発行、顧客向けイベントの開催、株式関連の問い合わせ対応などの業務を行っています。
株式発行に際しては契約書類の作成・発行が必要です。同社は設立以前から、その業務を効率化するため複数のクラウドサービスを活用していました。具体的には、サイボウズの kintone 上で顧客データを管理し、そのデータを基に担当者が契約書を作成。そこに電子署名サービスで署名したのち、完成した契約書ファイルを Dropbox に保管する仕組みです。
「しかし、お客様の増加に伴い、当時利用していた電子署名サービスでは発行数の上限が見えてきました。このまま使い続けることは難しく、どうしようか考えたとき、見つけたのが『Dropbox Sign (旧 HelloSign)』でした」
と同社の遠藤 達矢氏は振り返ります。
システムの操作性が高く使いやすいと感じたこと、発行数が増えても安価で済む料金プランなどを評価し、採用を決めました。ただ、契約書発行業務の規模はその後も拡大していきます。ふたたびシステムの見直しを迫られたのは ME.Link 設立直前の 2021 年春でした。母体である会社が株式分割を行うことになり、株式発行数が急増する見込みとなったのです。
「当然、契約書作成業務も大きく増えます。『契約書作成』から『電子署名』までの間の、人手に依存した業務を改善しない限り、業務が立ち行かなくなると考えました」
と遠藤氏は語ります。
そこで同社はいくつかの方法を検討。最終的に採用したのが、ソリューションベンダーのキャップドゥが提供する API 連携プラグイン「DropboxSign for kintone (旧 HelloSign for kintone)」でした。
このプラグインを使えば、kintone 上の情報を基に帳票データを作成し、そこに Dropbox Sign で電子署名を施すという一連のプロセスを自動化できます。人手が関わるプロセスを減らし、業務を効率化できると考えました。
また、Dropbox Sign の利用料込み・従量課金なしで月額 3 万円台（月 1200 締結以内の場合）※ というコストパフォーマンスの良さも評価し、採用を決めました。
「契約書は、発行後にお客様がサインしたかどうかを確認する必要があります。従来は、人が随時、大量の契約書を Dropbox Sign 上で確認し、署名していないお客様がいればサインリクエストを再送していました。導入後は、自動でサインリクエストが送られる上、お客様がサインしたかどうかが kintone 上で確認できます。Dropbox Sign にアクセスしなくても、すべての情報を kintone で一元的に確認できるようになり、業務が大きく簡素化されました」
と遠藤氏は説明します。
加えて、kintone と Dropbox Sign はいずれも Dropbox との API 連携が可能です。この点も同社にとって大きなメリットでした。作成・署名した契約書を顧客に送付すると同時に、複製ファイルを Dropbox 上に自動で格納する仕組みが実現できるからです。
「元々、多様なクラウドサービスと連携できる点を評価して Dropbox を使ってきましたが、その特長を生かして、人手による工数を一層削減できています。また、契約書のような機微情報を保管するには、高度なセキュリティも重要ですが、Dropbox はその点も安心でした。サービスの基盤となるインフラやネットワークを自社で構築・運営しており、サービスの継続性を含めて安心感が持てたのです」（遠藤氏）
現在、同社では年間約 1200 件の株式発行業務を行っています。従来の人手による作業では到底まかないきれない数ですが、kintone、Dropbox Sign そして Dropbox の連携に基づく自動化の仕組みによって問題なく処理できています。業務効率化以外にも、ME.Link は多くの効果を得ています。そのひとつが入力ミスの削減です。
「人がスプレッドシートを使って契約書を作成していた頃は、手入力によるミスがどうしても発生していました。書類の性質上、入力ミスは決して許されないことですし、間違った契約書をお客様に送付してしまったときは、内容を訂正して再発行するという作業も新たに発生します」と遠藤氏。
今回、契約書発行の自動化を実現したことで、その心配はなくなりました。新たな仕組みは、同社の顧客サービスの質の向上にも寄与しています。もうひとつはコストの削減です。新たな仕組みの導入前、同社では株式発行業務を 4、5 名で行っていましたが、導入後は 1、2 名で行えるようになりました。業務にかかる工数を大きく減らせた結果、人件費の削減や人的リソースの再配分を行うことができています。
「Dropbox Sign は、以前使っていた電子署名サービスの半分以下の年間費用で使えます。このことも、コスト削減につながっています。機能や処理性能も問題なく、ユーザーとしては非常にありがたいですね」（遠藤氏）
企業の信頼に大きく関わる株式発行という業務を、正確かつスピーディに行うことを可能にした今回の新システム。Dropbox Sign と Dropbox が、その根幹を支えています。
「クラウドサービスが業務の主流になっていく時代、多様なサービス同士を互いに連携させて使い、効率化を図ることの重要性はますます高まっていくと思います。今後も kintone に限らず、様々なサービスやアプリとの連携が充実することに期待しています」と遠藤氏は語りました。
※ 現在 HelloSign は Dropbox Sign という名称で提供しております。
※ 利用料金は 2022 年1 月時点のもので、変更の可能性があります
※ kintone 上で各種契約書類の作成・出力・共有・署名を行うには「Dropbox Sign for kintone」「Dropbox」「KAIZEN PDF Premium（キャップドゥ社が開発したkintone用プラグイン）」の 3 種類の契約が必要です（kintone の利用が前提です）
Dropbox Sign (旧 HelloSign)と連携できる Dropbox は、セキュリティが万全で管理がしやすく、API による外部連携機能も充実していて、重要書類の保管先として最適なサービスだと感じています。