“ 全社員がノウハウや情報を共有しながら、当事者意識をもって問題解決に取り組んでいく。Dropbox がその基盤になっています。”
Dropbox 導入の主な効果
- クラウド上に書類や資料などを保管することで、社内外どこからでも情報にアクセスできる環境を構築
- ファイルサーバーとほぼ変わらない形で利用／運用できるため、ユーザーに違和感を与えることなく移行できた
- 社員が培ったノウハウを互いに共有し、技術の伝承や技術力・提案力の向上を図るための基盤が整った
導入事例
株式会社 亀川組
チームワークを高め、生産性を向上させる
Dropbox によるクラウド化で
社員間の連携強化、ノウハウ共有を実現
抱えていた課題
ファイルサーバーでの情報共有に限界を感じクラウドサービスへの移行を決断
三重県鳥羽市を拠点とする亀川組の創業は 1945 年。土木・建築・浚渫（しゅんせつ）などさまざまな工事に対応できる総合建設業として、公共工事をはじめとする地域のインフラ整備に貢献してきました。「三重県 SDGs 推進パートナー」にも登録されており、SDGs（持続可能な開発目標）達成に向けた取り組みを通じ、継続的な社会貢献を目指しています。このような方針の下、同社は早い時期からノート PC を現場監督に 1 人 1 台配布し、必要な情報の確認に使用してきました。官公庁への提出書類、協力会社と交わす契約関連書類や、現場を撮影した写真などを本社内のファイルサーバーで一括管理し、必要に応じて利用する方式です。
「ただ、ファイルサーバー内のデータには社外からアクセスできないため、現場立ち上げの際には部分的に現場監督の PC にコピーしたり、必要なデータを選定・抽出してメールで送付したりしていました」
と同社の川村 久実氏は振り返ります。
この方法では同じファイルを本社と現場が二重に持つことになり、最新の正しいファイルが判別しにくくなります。また、現場監督側からは「業務効率化のため、本社サーバーのデータを現場でも見られるようにしてほしい」との要望が出ており、ファイル管理の仕組みの変更が急務になっていました。
「ストレージ環境をクラウドに移行すれば、社内でも現場でも、必要な時、必要な情報にアクセスできるようになります。そこで、ファイルサーバーが保守期限を迎えるタイミングで、クラウド移行を決断したのです」（川村氏）
ソリューション
チームワークを高め、生産性を向上させる導入目的を社員に周知し効果を引き出す
同社は以前から「Microsoft 365」を利用しており、クラウドストレージとして「Microsoft OneDrive」（以下、OneDrive）が使える環境にありました。ただ、OneDrive はあくまでユーザー単位のスペースのため、従来のファイルサーバーと同様の運用形態で社内ユーザー間での情報共有が目的だった同社のニーズにはマッチしませんでした。
「20 年来の IT パートナーである株式会社コムデック（以下、コムデック）にも相談しましたが、全社および部門内でのデータ共有や、ある階層の特定のフォルダやファイルに対する細かなアクセス権限設定などで難しい点がありました」（川村氏）。
そこでコムデックからの提案を検討した結果、選んだのが Dropbox です。Dropbox では、既存のファイルサーバーとほぼ同じフォルダ構成を維持できます。また、下位層のフォルダに特定のファイルアクセス権限の付与や、各社員の PC データの Dropbox への自動バックアップなども可能。必要なデータだけを同期するスマートシンク機能を使えば、PC の容量節約も図れます。
「ほぼ違和感なく現行システムから新システムへ移行できることがわかり、それが採用の決め手になりました」
と川村氏は話します。
こうして同社は Dropbox を全社導入。管理の二重化と保存ファイルの重複化を避けるため OneDrive は利用せずに、個人用／共有用の全データを Dropbox で保管・活用する運用にしています。なお導入時には、コムデックによる操作説明会を実施。経営層や本社スタッフ、現場監督などの全社員が参加し、アプリケーションのインストールから実際にログインして基本的な操作を行い、「スマートシンク」「共有リンク」「ファイルリクエスト」「PC バックアップ」など、業務にすぐに役立つ機能を体験しました。その冒頭では川村氏もプレゼンを実施し、「チームワークを高め、生産性を向上させる」という導入目的を周知。これにより、活用効果を引き出すための意識共有を図っています。
「例えば、ベテラン社員の知識やノウハウを資料化して Dropbox に蓄積していけば、それを若手社員が共有できます。このように、Dropbox は情報共有をより一層強化するためのツールだということを、あらためて全社で共有しました。また、クラウドの仕組みがあれば、ある現場で手すきになった人が、他の現場の書類作成を手伝うといったことも可能になり、チームワークの強化も図れるでしょう。ひいてはそれが社員のスキルアップにもつながると期待しています」
と川村氏は強調します。
結果
書類作成など、本社と現場の連携が加速今後は社外とのファイル共有も視野に
こうした工夫のかいもあり、現場からの問い合わせもほとんどなく、Dropbox はスムーズに亀川組社内に定着しています。
「メールのやり取りは減り、本社と現場事務所の連携もスピーディになりました。離れた場所にいても、Dropbox 上で同じ書類を見ながら相談ができるため、業務効率も大きく向上しています」
と川村氏は効果について語ります。
例えば、工事を行うときは、事前に「打ち合せ簿」「安全書類」（建設現場の安全を遵守するために必要な書類）など、多くの書類を役所に提出する必要があります。Dropbox 導入前は、社内ファイルサーバーから他現場の書類を参考にしたいときは本社に移動し閲覧していました。書類によっては本社と現場の間で数回メールでやりとりを繰り返し発注者に提出するというプロセスを踏む必要がありました。Dropbox 導入後は書類の作成・確認がクラウド上でできるようになり、この工程が著しく効率化されています。
「現場が忙しいときは、『このフォルダのこの書類を作ってもらえますか』と、事務所の社員に依頼することもできます。結果、現場監督が書類作成にかける工数が削減でき、労働環境の改善にもつながっています」
と同社専務取締役の亀川 友喜氏は語ります。
また、同じく Dropbox 上で管理している部分下請通知書（下請業者との契約を発注者に報告する書類）の提出時には多数の添付書類が必要です。作成の際、これをメールでやりとりするとどうしても抜け漏れが発生しがちでしたが、ファイルを Dropbox のフォルダ内に集めていく形になったため、リスクが低減できています。今後は「Dropbox Transfer」や「Dropbox Paper」などの機能も活用しながら、社外との情報共有も進めていく予定です。
「まだ Dropbox の機能の一部しか利用できていません。今後は新しいことにもどんどん挑戦していきたいですね」
と亀川氏は語ります。
「チームワークを高め、生産性を向上させる」というゴールを目指して、Dropbox によるクラウド化を実現した亀川組。新たな挑戦は、まだ始まったばかりです。
※ 浚渫（しゅんせつ）：港湾や河川などの底面をさらい、土砂などを取り去る土木工事
クラウドで情報を共有すれば、手が空いた人が他の現場の書類作成などを手伝うことも可能になります。それが、チームワークの強化につながるはずです。
 販売パートナー株式会社コムデック |