事務作業と残業の軽減により、本来の業務に注力できる環境作りを 目指したことが、結果的に大幅なコスト削減につながりました。
Dropbox 導入の主な効果
- 現場監督業務に必要となるすべてのデータを iPad 1 台に集約
- 多様なアプリから利用できる、ストレスフリーなクラウド版ファイルサーバー
- 過去の案件や更新の履歴をすべて保管することで、ナレッジを活用
導入事例
株式会社加賀田組 東京支店
建築工事を主に取り扱う、株式会社加賀田組 東京支店では、現場ごとに用意していた NAS の代わりとなるファイルサーバーとして、Dropbox を採用。現場に山のような図面や資料を持参することなく、iPad だけで適切な判断が行えるようになり、作業負荷とコストの軽減を実現しています。
導入の目的
事務作業と残業を軽減し、施工管理や安全管理など の本来の業務に注力させたい
株式会社加賀田組は創業明治 28 年、120 年の歴史を持つ建設会社です。新潟に本社、東京と仙台に支店があり、現在では東日本を中心に事業を展開しています。従業員は全社で約 400 名、うち東京支店は 80 名ほど。東京支店の売上は 9 割以上が建築工事。主に、マンション、工場、店舗、学校、老人ホームなどを手掛けています。
Dropbox の導入は、管理部門からの提案ではなく、現場の声がきっかけになったと語るのは、東京支店管理部主査の吉原勝行氏です。
「同業他社では規模の大小を問わず、施工現場でタブレットを使っています。当社でも iPad を活用したいという要望が現場からありました。管理部では現場の社員の事務作業と残業をできるだけ軽減し、施工管理や安全管理など本来の業務に注力できる環境を整備することが必要だと考えており、事務所のパソコンと現場の iPad、そしてチームのメンバーやパートナー企業とともにシームレスに情報共有できるソリューションの検討をはじめました。」(吉原 氏)
ソリューション
ほとんどのアプリに対応し、パソコンと同じデータを iPad に再現する Dropbox
Dropbox を採用する以前は、NAS (Network Attached Storage) によるファイル サーバーを現場ごとに設置。工程表、図面、打ち合わせ記録などの情報をチームで共有。職人さんから質問があれば、その場で適切な判断による返答をしなければならないため、山のような図面や資料を現場に持参して対応していました、と語るのは建築部作業所長の西山保氏。試験的に導入した iPad は、現場の所長 2 名に配布されました。
「iPad で NAS を利用しても、アプリからファイルを開くことができません。他のクラウド ストレージも試しましたが、アプリに対応しない、ローカルにデータが残らないなどの理由から、採用には至りませんでした。Dropbox はほとんどのアプリに対応し、ローカルにコピーを作成するため、ストレス フリーで仕事が行えています」(西山氏)
iPad を NAS や事務所パソコンと同じ状態に維持するのは手作業頼み。ミスも起こりやすく、現場で肝心のデータが参照できないこともありました。事務所のパソコンや山のような図面を現場に持ちこまずに、iPad だけで同じ結果を得るためには、Dropbox を採用することが必然だった、と建築部作業所長である中村充氏は語ります。
Dropbox の試用は 2 年前に開始。Dropbox Pro で効果を実感し、データの組織的な管理と容量の強化を考え、Dropbox Business を採用しました。
「Dropbox のサイトでは、自宅でもオフィスと同じように仕事をする事例が紹介されていますが、当社では事務所と現場をつなぐために使用しています。フォルダは受注案件ごとに所長がひな形をもとに作成。現場で必要となるすべての情報をチームで共有し、現場でも参照できます。パソコンには、進行中の案件のみ同期していますが、クラウドには過去の案件も保管。以前は個人で管理していた過去のナレッジを組織単位で共有することもできるようになりました。」(中村氏)
導入の効果
ストレス フリーのクラウド ストレージで、 残業コストと倉庫の維持費を軽減
株式会社加賀田組東京支店の Dropbox フォルダは独特な方法で管理されています。ひな形には、図面、工程表、打ち合わせ簿などのフォルダには名前の冒頭に番号を付けて整理。どのプロジェクトでも同じようにフォルダが整理されています。過去の資料は削除をせずに「X」というフォルダに移動。また、ファイル名の末尾に年月日などを付けることにより、競合を回避しています。
「過去の図面も保管しておけば、何か問題があったときにどの版で変更されたかを追跡することができます。Dropbox なら容量が必要なだけ使えるため、過去の案件だけでなく、更新前の情報もサイズを気にすることなく、保管できます。また、バッジ機能には競合保存の通知があるため、ファイル名を変えることで不整合を回避しています。」(西山氏)
パートナー企業とのデータのやり取りには、共有リンクとファイル リクエスト機能を活用。添付ファイルのサイズを気にしたり、一般ユーザー向けのストレージ サービスを使用したりすることなく、メールにリンクを記載することでセキュアに情報を共有しています。
「ファイル リクエスト機能は更新された設計図の依頼に試用しました。今後は見積りの提出などにも活用していきたいと考えています。複数の企業とやり取りすることが多いため、すべての提出書類がメールに添付されていては後で追跡がしづらくなることがあります。必要なデータが 1 か所に集まれば、作業効率も高くなります。」(西山氏)
Dropbox を活用して得た最も大きな効果は、紙やデータを現場に持参する必要がなくなったこと、そして、どこでも仕事ができるようになったことです。Dropbox のインストールされた iPadを持参するだけで、移動中でも事務所のパソコンと同じように データを参照できるため、情報を探す時間を節約しながら、移動時間も有効活用。残業コストの大幅な削減を実現し、過去の図面などを保管する倉庫の維持費も軽減できると同社では期待しています。
容量が必要なだけ使えるため、進行中の案件のデータだけでなく、過去の案件や更新履歴も共有。ナレッジを追跡できるため、迅速な判断と指示が行えます。