導入事例
今後はファイル共有、タスク管理機能の活用も進め
クラウドストレージでビジネスを変革していく
ものづくりの街・浜松に本社を置き、国内外 6 つの拠点で開発・設計・製造を行うイハラ製作所。製品はモーターサイクル部品のオイルポンプ、ウォーターポンプからアルミ加工部品、工作機械、産業用ロボットまで多岐に渡ります。
1961 年の創業以来、同社が培ってきた技術・ノウハウは市場で高く評価されていますが、一方で社内には課題も抱えていました。それがデータの保管・管理です。
「社内のデータ保管・共有基盤として、長年オンプレミスのファイルサーバーを使用してきました。以前はサーバー機器の保守を外部に委託していましたが、データ活用の促進、およびコスト削減を図るため、2020 年から自社運用に切り替えました。ところが、思いのほか運用負荷が高く、徐々にカバーしきれなくなっていったのです」と同社の堀尾 健人氏は振り返ります。
管理に手が回らなくなると多くのリスクが生じます。中でも課題に感じていたのが、重要データの消失、欠損リスクでした。
ファイルサーバーで保管していたデータには、各種申請書や議事録などの社内文書のほか、機械・鋳造・部品の 3 事業部が扱う設計 CAD データ、開発段階でのテスト解析データなど、ビジネスの根幹に関わるデータや知的財産も含まれていました。機器の故障やユーザーの操作ミスでこれらが消失した場合、管理者が数日がかりでファイルを復元していましたが、数が増えると対応が追い付かず、中には復旧できなかったものもありました。
「データ資産を失うことになるほか、お客様にご迷惑をおかけすることにもなりかねません。この問題を解決したいと考えたことが、ストレージのクラウド移行を決めた最大の理由です」
と堀尾氏は述べます。
複数のクラウドストレージサービスを比較・検討し、最終的に採用したのが Dropbox でした。
「クラウドストレージサービスには、仮にファイルを消失してしまっても過去のバージョンに戻せる『巻き戻し機能』を備えているものがあります。この点、当時の Dropbox は 180 日前※まで戻すことができ、他サービスより圧倒的に優れていました。これだけ戻せれば安心だと感じたのです」
と堀尾氏は採用理由について語ります。
とはいえ、移行によってユーザーの利便性が下がってしまっては本末転倒です。これについては、Dropboxの「ファイルサーバーライク」なユーザーインタフェースを評価。クラウド移行に伴う社員の利便性および管理性の低下は起こらないと判断しました。さらに、重要データを保管する上で重要なのがセキュリティです。Dropboxは、ログイン時の 2 段階認証や細かなアクセス権限管理、ログ管理などが可能。サービス基盤の安全性も高く、従来以上のセキュリティが実現できると評価しました。
「まずは私が所属する総務部でトライアル利用を行い、『これならいける』と導入を決めました」
と堀尾氏は話します。
正式導入後は全社員に Dropbox のアカウントを配布し、データを Dropbox に移行。現在は一部の特殊なデータを除き、他者と共有したいデータはすべて Dropbox 上に保管することを標準ルールにしています。また部門・職責ごとのアクセス権限設定が容易になったことを受け、フォルダの作成・利用にかかわるルールも再整備しました。
導入後、期待していた効果はすぐに表れています。
「『誤ってファイルを削除してしまったので復旧してほしい』という要望は月に数件程度ありますが、5 分程度で復元できます。そのほか、簡単な復元作業は現場社員に任せられるようにもなりました」（堀尾氏）
また、ファイルの一括移動などの不自然な挙動があった場合は、管理者に即座に通知が飛びます。誤操作から対応・復旧までの期間短縮が図れているほか、「ありがちな誤操作」を社内に周知し、未然に防ぐといった取り組みにもつなげています。
そのほかの運用管理工数も削減できました。アクセス権限の付け替え、新入社員へのアカウント発行／退職者のアカウント削除といった作業は、すべて管理画面上で一元的に行えます。また当然、クラウド移行によってハードウエア機器の管理・更新も不要になっています。
さらに、Dropbox 移行後に新たに可能になったこともあります。一例が動画や写真データの保管です。機器のメンテナンスなどを行う際は、現場担当者が撮影した動画や写真を証跡として保管しています。これをオンプレミスのファイルサーバーに保管すると、すぐに容量が一杯になって増設が必要になるため、従来は別の方法で保管・管理する運用にしていました。
「Dropbox は実質的に容量無制限のため、動画や写真も気にせず保管できます。また共有フォルダ機能や Dropbox Transfer を使えば、大容量ファイルも簡単に社内外と共有できます。業務上のコミュニケーションも促進されているようです」と堀尾氏は言います。
今後は Dropbox のより幅広い活用に向けて舵を切っていく方針です。例えば、Dropbox Paper を用いたタスク管理。現在は総務部のみが使っているこの機能を、製品開発プロジェクトの進捗管理などにも広げることで、生産性向上につなげたい狙いです。
「現在は社員が手作業で行っているファイル保管などのプロセスを、API 連携で自動化するアイデアがあります。さらに、最近注目しているのが『Dropbox Capture』です。画面キャプチャを基に動画や資料を作成できるこの機能は、社員教育ツールとして活用できそうです。ほかにも Dropbox は多彩な機能を備えているので、より大きな効果を引き出せるような使い方を考えていきたいですね」
と堀尾氏は抱負を語ります。
重要データの保管場所から、より広範なビジネスに欠かせない基盤へ⸺。
Dropbox の活用拡大と連動して、イハラ製作所のビジネスはますます飛躍していくことでしょう。
Dropbox Paper、Dropbox Capture などの多彩な機能をもっと使いこなしたいですね。価値を引き出すことで、現場の業務効率化や生産性向上に貢献できればと思います。
※2022 年 6 月に発表された機能強化により、Advanced プランでは 365 日間のバージョン履歴の管理と復元が可能です