結果
最大 365 日前まで戻せる復元機能によってサイバー攻撃や誤消去のリスクを低減
Dropbox を導入して半年が経過した現在は、さまざまな効果が表れています。
「サーバーインフラの管理から解放され、肉体的、精神的にとても楽になりました。万一、機器の故障や災害が起これば、業務上の重要データが消し飛んでしまう危険性がありましたが、クラウド化によってそのような事業継続のリスクは大きく低減できています」
と山田氏は満足感を示します。
サイバー攻撃への備えも強化できています。最大 365 日前の状態にまでデータを巻き戻せる※2 ため、仮にランサムウェアによってファイルが暗号化されてしまっても、容易にその前の状態に戻すことができるからです。
「ランサムウェアの検知機能もあり、不審な動きがあれば管理者に通知が来ます。復元機能と合わせてこれも大きな安心感につながっています」(山田氏)。
加えて、2022 年 1 月の電子帳簿保存法改正を機に、同社では取引関連のデジタルデータの保管先としても Dropbox を活用することにしました。これまで紙で保管してきた納品書のファイルや、EDI 取引のデータを Dropbox 上に自動で保管することで、管理の負荷も低減しています。
「全文検索機能を使えば、目的のファイルをすぐ見つけることが可能です。可視性の確保を担保し、監査時の対応も、大きく効率化できると期待しています」と山田氏は述べます。
さらに今後は、まだ使っていない機能なども積極的に活用しながら、新たなビジネスの可能性を広げていく狙いです。特に注目しているのが、ファイルの転送・共有機能である「Dropbox Transfer」です。近年は、メール添付ファイルに起因する情報漏えいのリスクが指摘されていますが、この機能を使えば、ファイルは Dropbox 上に置いたまま URL を送って大容量のファイルを転送できます。ダウンロード可能な期間やパスワードの設定のほか、ダウンロードの通知を受け取ることができるため、万一、誤送信してしまった場合もすぐに共有を停止して影響範囲を最小限にすることが可能です。
「現在は、YouTube での情報発信やタブレットデバイスを使った店頭 POP など、動画を活用するシーンが増えています。動画ファイルのような大容量ファイルをセキュアに受け渡しできる機能として少しずつ使いはじめていますが、今後はより積極的に利用したいですね」(山田氏)
すでにさまざまなクラウドサービスを活用している同社では、それらのサービスと Dropbox の連携にも期待しています。作成したデータやファイルを自動で格納し、共有できる仕組みが実現できれば、より一層の業務効率化や働き方改革も推進できるでしょう。業務に欠かせないファイルの保管・共有基盤、そして人の連携やつながりを強化するための基盤として。今後も Dropbox が、はくばくのビジネス成長を支えていくことでしょう。
※1 Advanced プランでは必要に応じて無制限に容量追加が可能
※2 Standard プランは 180 日、Advanced プランは 365 日前までバージョン履歴の保存・復元が可能