“ 日本でも世界でも認知度の高いツールを 選ぶ必要がありました。直感的に使用できて、セキュリティがしっかりしているビジネス向け Dropbox に迷わず決めました。 ”
Gengo® CEO、創業者 マシュー・ロメイン 氏
Dropbox 導入の主な効果
- 国境や部署を越えた共同作業が効率化し、生産性が約 40% 向上
- 細かくアクセス権限を管理したり、2 段階認証を使うことでセキュリティが向上
- 過半数の社員がすでに個人で Dropbox を利用していたので、トレーニングなしですぐに業務に適用
抱えていた課題
時差や部署が社内コミュニケーションのハードルに
株式会社 Gengo は、クラウド型の人力による翻訳プラットフォーム、Gengo® を運営しているスタートアップです。2015 年 6 月時点で、世界 114 か国に厳しい審査を通った 15,000 人ものトランスレーターが、高 品質の翻訳を提供しています。
スタートアップはその名の通り、スタートを切ったばかりの企業なので、常に精査されていない情報で溢れています。ゆえに、いかにしてその情報を整理し、スピーディに前進できるかが勝負の鍵を握ります。
以前は、さまざまな部署が違うツールを使用していたので、部署を越えたコミュニケーションや、情報をシェアすることが困難でした。
当時は、全社的にはコミュニケーション全般はメールで行い、エクセルやワードなどのファイルはクラウドに保存していました。さらには、情報共有のために社内の SNS も使っていました。それだけでなく、部署ごとに多種多様なツールを使用していたので、社内コミュニケーションが煩雑 で、大きな課題を抱えていました。
ソリューション
グローバルに点在するすべての部署で一貫して使用できる Dropbox を採用
Gengo は東京とシリコンバレーにオフィスがあり、ブラジルやフィリピンなどでリモートワークをしている社員もいます。そこで日本だけでなく、世界でも認知度があるツールを選ぶ必要がありました。その上、部署や IT に関する知識レベルもさまざまなので、直感的で使いやすいツールである必要もありました。
Dropbox はこのようなニーズにすべて応えてくれる唯一のソリューションでした。
Dropbox を導入したところ、ファイルの管理や共同作業が効率化されました。例えば、マーケティング チームはブランドのトンマナ、キャンペーン、各メディア取材やイベントのトラッキング、ロゴ、プレス リリースなど、管理しなくてはならないものが特に多いのですが、それらの保管や、それらコンテンツを使った共同作業が Dropbox を使うことでとても簡単になりました。
また、以前シリコンバレー支社に社員が出張した際、PC が出張先で壊れて大事なデータが削除されてしまい、大慌てしたことがあります。
そのような時も、Dropbox を使用すれば、いつどこにいてもファイルにアクセスできるので安心です。Dropbox を導入したことで「もしもの不安」を感じることなく、世界のどこにいてもボーダーレスに仕事を行うことができるようになりました。
導入の効果
生産性が約 40% 向上しコミュニケーションが円滑に
Dropbox を導入したことで、社内での情報共有がとてもスムーズになり、コミュニケーションの課題が解決されました。例えば、お客様に電話で突然「資料を送ってください」と依頼されても、資料の格納先が分かりやすいので、電話を切る前にすぐに資料を送ることができ、迅速でスムーズなやりとりが可能になりました。
その他にも、ファイルの共有が簡単になったことで共同作業がよりすばやくできるようになったり、ファイルのバージョン履歴があることも魅力的でした。また、デザイン チームなどサイズの大きい画像を扱う部署でも、ファイルを問題なく保存できるようになり、安心して仕事を進められるようになりました。
社内のコミュニケーションが円滑になったことで、万が一トラブルが起こってもすぐに解決することが可能になりました。おかげで、お客様によりよいサービスを提供できるようになったことが何よりの効果です。
Dropbox は部署間に架け橋を作ってくれました。異なる部署同士のコミュニケーションを円滑にし、コミュニケーション ミス も減少し、ドキュメントの保管や管理を正確に行えるようになりました。