エンジョイント税理士法人

“ これまで複数の電子契約サービスを使いましたが、Dropbox Sign は API 連携がしやすく扱いやすいと感じます。今回の仕組みも、Dropbox とDropbox Sign の API 連携の容易さがカギになりました。 ”

抱えていた課題

契約書作成業務の負荷が増大解消に向け「自動化」を模索する

福岡市を拠点とするエンジョイント税理士法人の設立は 2019 年。
「“縁”と“円”（EN）をつなぐ（JOINT）」というコンセプトのもと、IT やクラウドを駆使したサービスを提供する、次世代型の税理士法人として開業しました。
 

同法人が顧客と締結する顧問契約は、「法人／個人」「新規／更新」の組み合わせによる 4 パターンが存在します。これについて、同法人はかねてサイボウズの「kintone」で構築したアプリで、顧客データを管理。そのデータを参照しながら、担当税理士が手作業で契約書を作成していました。
 

「契約書のデジタル化・ペーパーレス化はかねて進めていましたが、手作業のため契約書自体の作成漏れや入力ミスが頻発していたほか、保存時のファイルの命名ルールや保管方法もバラバラで、あとで探す際に多くの手間と時間がかかるといった非効率が発生していました」
と同法人の智原 翔悟氏は振り返ります。
 

また別の課題も浮上していました。これらの作業を担うツールに、当時は Web 完結型クラウド契約サービス「 クラウドサイン」を活用。しかし、クラウドサインの内蔵テンプレートが同社の規定の書式にうまくフィットせず、修正が発生していました。別のツールと併用する方法も試してみましたが、部分的に手作業が残ることは排除できませんでした。結果、完全なデジタル化と自動化の実現には至っていなかったのです。
 

「契約書作成は非常に重要な仕事ですが、急ぎの作業が多い中で件数が増えると、どうしても後回しにしがちです。特に既存のお客様が契約更新する際は、必ずしもすぐに契約書を求められることがないため、長期間放置してしまうケースがありました。これは、お客様にとっても私たちにとっても正しい状態ではないため、早急な改善が必要だと感じていました」（智原氏）
 

そんなとき耳にしたのが、Dropbox が 2019 年に買収したクラウド電子署名ソリューション「HelloSign (現在 Dropbox Sign)」の提供開始のニュースでした。以前から Dropbox を書類データの保管・管理に利用していた同社は、両ソリューションを API 連携によって kintone と組み合わせることで、契約書の作成から保管、さらには顧問先への送付までを一気通貫で自動化できると考えたのです。
 

「単にプロセスを自動化するだけでなく、Dropbox 上で書類の一元管理もできるようになります。Dropbox Sign なら契約書関連業務全体を高度化できそうだと感じました」
と智原氏は言います。

ソリューション

3 サービスの API 連携によって 1 分弱で契約書作成が可能に

同法人は、API 連携に基づく契約書作成自動化の仕組みを 2021 年 1 月に構築。概要は次のようなものです。

まず、担当税理士が kintone 上の顧客リード情報を「成約」に変更すると、Dropbox 上にその顧客用のフォルダが自動で作成されます。同時に、kintone 上の顧客データおよび担当税理士のデータを Dropbox Sign へ API で送信。すると、Dropbox Sign から担当税理士に対して、契約書への署名依頼が届きます。そこで担当税理士が内容を確認して署名をすると、顧客へ署名依頼が届きます。署名済みの契約書の控えは、Dropbox に自動で保管される仕組みになっています。
 

「このフローを『法人／個人』『新規／更新』の計 4 パターンそれぞれに作成し運用しています。API 連携の基盤には、直感的な操作が可能なタスク自動化ツール『Zapier』を活用しました。Dropbox と Dropbox Sign の API がこの Zapier に対応していたことも大きかったですね。おかげで、システム開発に関する高度な知識を持たない私でも、大枠は数時間で開発することができました」
と智原氏は説明する。
 

この仕組みによって、同法人はさまざまな効果を得ています。例えば、従来は多くの手間と 10 分から 15 分程度の時間がかかっていた作業を、自動的に、1 分以内で完了できるようになりました。
契約書を作成するのは主に工数単価が高い役員層のため、作業時間短縮の効果は大きいといいます。

また、自動化によって契約書の作成漏れや、ファイル命名ルールのバラツキも撤廃できています。
 

「顧問先のお客様との面談が終わり、次期の契約が決まった直後に契約書を送ることも可能になりました。お客様サービスの質の向上という面でも、大きな効果を創出できています」
と智原氏は満足感を示します。
 

さらに同法人では、顧問先との面談の議事録などを Dropbox Paper で作成しています。これらの書類も同じフォルダ内に保存されるため、個々の顧問先に関する最新の契約内容と、やり取りの情報などをまとめて管理できるようになり、情報へのアクセス性が改善されました。

結果

人的リソースを確保し業務を改善
今後は価格適正化にもつなげたい

加えて同法人は、今回の仕組みの構築と並行して、組織内で活用する IT ツールの整理・統合も進めました。
 

例えば、先に触れた議事録は、それまで Google Docs で作成していました。また、新規顧客との商談で提出する見積書も、個別のサービスを使って作成していたといいます。
Dropbox と kintone の利用方法を継続的に検討・ブラッシュアップしていく中で、それらの作成作業も kintone や Dropbox に集約しています。
 

「今はさまざまなサービスが世の中に登場していますが、何でもかんでも使えばよいというわけではありません。kintone や Dropbox は、さまざまなことが行える機能をあらかじめ実装しています。これらを組み合わせてフル活用することで、業務システムのシンプル化を推進できています」（智原氏）
 

また、契約手続きの効率化と税理士のリソース確保が実現できたことで、新たに目指すこともあります。それが、業務内容に見合った契約内容の見直しと価格の適正化です。
税理士法人の一般的な課題として、ある顧客との契約期間が長期化するほど、対価を超えたサービスを提供してしまいがちなことが挙げられます。本来ならば、更新時に契約内容や価格について顧問先と十分話し合い、双方で合意すべきですが、多忙な業務の中ではなかなか難しいのが現実なのだといいます。
 

「今回の仕組みによる自動化の効果を、こうした状況の改善にもつなげていければ素晴らしいですね。もちろん、我々自身も、それに値するよう、一層のサービスの質の向上を目指していきます」
と智原氏は語ります。
 

Dropbox、Dropbox Sign とkintone の連携により、契約書関連業務の高度な自動化・効率化を進めたエンジョイント。
税理士法人としてのさらなるサービス向上に向け、同法人はこれからも挑戦していきます。