イーライフ株式会社

“ 情報を紙ベースで管理している限り、直行直帰のメリットが生かせない。それが、営業活動の効率化を妨げ、働きやすい環境づくりの阻害要因となっていました。 ”

抱えていた課題

毎月 1 万枚もの紙書類が発生管理の煩雑さが残業増を招く

神奈川県に本拠を構えるイーライフは、福祉用具のレンタル・販売を柱に、住宅改修や介護コンサルティングを展開する会社です。2016 年の設立当初から IT 活用に注力してきました。
 

「人材不足や低賃金など、介護・福祉業界が抱える問題の根本にあるのは、業務効率の低さです。それを何とか変えたいと思ってきました」
と同社社長の篠本 高基氏は語ります。
 

中でも、膨大な紙書類の管理が生産性の低下をもたらしていました。同社では、サービスの利用者やケアマネージャー、行政機関とのやりとりで、毎月 1 万枚の書類が発生。また、介護保険サービスに関する書類は、条例で 5 年間の保存が義務付けられている点も、紙の量が増える一因となっていました。書類を探すのも時間を割かれ、煩雑化する書類の管理が残業時間の増加を招くほどだったそうです。
 

「事務では日常的に FAX などで紙のやりとりを頻繁にしますので、仕分け整理にも多くの労力を費やしていました」
と同社の山下 恵子氏は話します。
 

一方、営業担当も利用者宅を訪問する際、利用者の身体情報を記載した書類を持参しなければなりませんが、紙で持ち歩くことは、情報漏えいのリスクがある上、必要な書類が生じたり、持参し忘れたりした場合、結局、営業所に取りに行かなければなりませんでした。同社は働きやすい職場づくりの一環として、「直行直帰」ができる体制を整えています。しかし、「利用者の情報を紙ベースで管理している限り、直行直帰のメリットを生かせず、営業活動の効率化も妨げていたわけです」と同社の大鳥 明氏は振り返ります。

ソリューション

IT の専門知識がなくても使いやすくLINE WORKS との連携で業務効率化

同社はペーパーレス化による課題解決に向け、クラウドストレージの選定に着手しました。
半年かけて検討を行い、最終的に Dropbox を採用。
 

「保管書類が膨大なので容量無制限で、かつ IT の知識がない従業員でも直感的に使える点を評価しました」と篠本氏は言います。
 

早速、サービスを提供した利用者の書類の作成・提出にあたり、Dropbox を活用し始めました。介護保険の請求に必要な書類で、従来は利用者 3000 人分を全て印刷後、社員総出で仕分け。これを事務担当がとりまとめて営業担当に渡し、ケアマネージャーへの報告に使用していました。Dropbox 導入後は書類をペーパーレス化し、PDF データとして Dropbox 上のフォルダに保管。インターネット FAX も併用し、紙への印刷は必要最低限にとどめる方式に転換しました。
 

結果、紙の書類の 7 割削減を実現。業務効率は大幅に向上し、月間の残業時間は全社で約 20 時間削減できたそうです。膨大な保管資料から書類を探し出す手間も、Dropbox の検索機能を活用し、作業時間が短縮。残業の要因となっていた管理負荷が軽減できました。
 

また、Dropbox の採用にあたっては、同社がすでに社内で導入していたビジネスチャットツール、LINE WORKS との連携ができる点も大きな決め手となりました。この連携により、情報共有はさらに効率化されました。例えば、営業担当宛てに FAX で送られてきた書類を事務担当が代わりに受け取った場合、PDF 化して Dropbox に保管し、LINE WORKS にリンクを貼って営業に送信するといった使い方ができます。
 

「営業は出先からでも、スマートフォンやタブレット経由で書類を確認できます。結果、営業は書類を印刷するためだけに営業所に戻ってくる必要がなくなりました」と山下氏。
 

さらに、「利用者の個人情報が絡むので、紙の書類のやりとりは極めて慎重になります。FAX を使う場合は『送った』『届いていない』という話にもなりがちです。それが、Dropbox と LINE WORKS で、確実な受け渡しができ、紛失リスクがなくなったことも大きかったですね」
と、そのメリットを語ります。
 

利用者の情報をいち早く把握できるようになったことで、
「『今、お使いの車椅子を、こちらの用具に替えてはいかがですか』と提案することも可能です。IT ツールの活用が営業面のサービス向上にもつながり、他社との差異化も図ることができました」（大鳥氏）。

結果

情報共有の仕組みが改善社員がより働きやすい環境に

Dropbox の導入後、営業担当が携帯端末から書類データを確認できるようになったことで、目標の「直行直帰」がさらに定着したそうです。
 

「社内アンケートでも直行直帰が社員から一番支持されている制度なのです。効率化の観点でも、今後も直行直帰を守っていきます」と篠本氏は話します。
 

他にも、情報共有の改善は進んでいます。一例が、住宅改修のタスク管理です。利用者やケアマネージャー、行政とのやりとりが頻繁に発生する業務で、従来は、紙のタスク管理表に「8/1 1 訪問、8/13 見積作成」と書き込んでいました。情報共有は、紙の表を写真撮影し、送信する非効率な状況が続いていました。

そこで Dropbox 内に『訪問』『見積作成』『見積提示』とタスク別のフォルダを作り、タスクが完了するごとに該当データをフォルダ間で移動させるようにしました。Dropbox 上で誰もが同じ状態のフォルダとファイルが見られるようになったことで、常に最新の進捗が全員に共有され、報告や確認の抜け漏れや、進捗への認識違いから生じる業務停滞の防止にも役立っているそうです。こうしたことから、同社は現在、Dropbox とLINE WORKS の 2 本柱で社内の IT インフラの構築に取り組んでいます。
 

複合機も「Dropbox と連携できる」ことを条件に機種選定を行いました。
 

「Dropbox には、まだ我々が気付いていない可能性がある。アイデア次第で様々な使い方が可能になると思います」と大鳥氏は期待を膨らませています。
 

｢今後は、Dropbox が提供する電子署名ツール『HelloSign』の導入も前向きに検討していきたい｣と篠本氏。
 

タブレットなどの端末上で契約書や申込書に電子サインができて、署名済みの書類が Dropbox に保存されれば、さらなる効率化が期待できるからです。
 

「今後も、Dropbox の機能をどんどん使いこなして、社内の課題を解決し、会社の成長と従業員の待遇改善を実現したい。同時に、当社が介護・福祉業界の IT 活用をリードすることで、業界の発展にも寄与していきたいです」と篠本氏は述べます。介護・福祉業界で、Dropbox 活用のロールモデルを目指していく考えです。