Come gestire lo spazio di archiviazione del team con la sincronizzazione intelligente

Una persona che utilizza la sincronizzazione intelligente sul suo laptop

Se gestisci gli aspetti IT di un team, saprai quanto i nuovi strumenti e le nuove funzionalità possono comportare una serie di vantaggi e svantaggi. Indubbiamente il nuovo software di gestione delle attività ti aiuta a mantenere tutto organizzato, ma il tuo team deve comunque imparare a utilizzare l'applicazione. Certo, un nuovo sistema di gestione dei file può aumentare la produttività del team, ma è necessario prima comprendere tutte le funzionalità e poi insegnarle agli altri.


Hai già abbastanza responsabilità a cui pensare. Ecco perché abbiamo creato la sincronizzazione intelligente , una tecnologia che consente ai membri del team di lavorare nel modo in cui sono abituati, nel luogo che preferiscono. Ecco come sincronizzazione intelligente libera spazio per il tuo team, senza il solito stress di dover imparare nuove funzionalità.

1. Riprenditi i gigabyte sul disco rigido

Immagina che i membri del team abbiamo riempito al massimo i rispettivi dischi rigidi personali. Sono consapevoli che, volendo, possono sposare i file dal computer a un altro dispositivo o su un servizio cloud, ma si tratta di un processo manuale che interrompe le loro attività quotidiane e la gestione dei file sta diventando un'operazione complessa.

La sincronizzazione intelligente consente di eliminare questo processo manuale. Nel momento in cui attivi la sincronizzazione intelligente, una funzionalità disponibile con l'accesso anticipato per i clienti Dropbox Business, il tuo team può scegliere i file e le cartelle da archiviare solo online in un paio di clic. Ogni membro del team può riappropriarsi dei gigabyte di spazio sul disco rigido, con il proprio ritmo, quando lo ritiene opportuno. L'aspetto migliore è che la sincronizzazione intelligente non ha bisogno di ulteriore gestione od organizzazione dello spazio di archiviazione da parte dell'amministratore. Ti basta semplicemente attivarla.

2. Dimenticati lunghi corsi di formazione o nuovi flussi di lavoro

I membri del tuo team desiderano avere più spazio e meno distrazioni causate dai limiti di archiviazione, ma tutto sommato sono soddisfatti del modo in cui lavorano e affermano di essere disposti a tollerare il problema pur di non dover cambiare il flusso di lavoro attuale.

Ma con la sincronizzazione intelligente, questo può cambiare. Progettata per operare direttamente dal computer dei membri del team, questa funzionalità consente di decidere come organizzare i file senza dover modificare nulla. Non sono necessari nuovi flussi di lavoro o nuove cartelle e, né alcuna finestra separata per liberare lo spazio sul disco rigido. Attivando la sincronizzazione intelligente, i file del tuo team verranno visualizzati come al solito, nelle stesse finestre Esplora risorse o Finder già in uso.

3. Gestione sul campo e aggiornamenti del software senza alcun problema

Una volta che disponi di un sistema di archiviazione con cui i membri del team si sentono a proprio agio, hai comunque la responsabilità della gestione sul campo e dell'aggiornamento dei computer di tutti. Utilizzare una soluzione interna significa doversi recare spesso nella stanza dei server, oppure compilare registri per le apparecchiature fisiche. Anche con strumenti basati sul cloud dovrai spesso forzare aggiornamenti del software per garantire che tutti i dispositivi siano compatibili con la soluzione più aggiornata.

La sincronizzazione intelligente ti permette di evitare tutti questi problemi. Anziché trasferire documenti da un server all'altro o archiviare i file su una chiavetta USB, puoi gestire facilmente l'archiviazione dei contenuti contrassegnando i file direttamente dal desktop. Inoltre, poiché la sincronizzazione intelligente funziona sia su macOS, sia su Windows (compresi diversi sistemi operativi meno recenti), i membri del team possono utilizzarla fin da subito, indipendentemente dalla versione che hanno installato sul computer.

Se sei già cliente Dropbox Business, puoi registrarti e ottenere l'accesso anticipato per provare la sincronizzazione intelligente oggi stesso. Non hai ancora effettuato la registrazione? Prova Dropbox Business gratis per 30 giorni.

Consenti ai membri del team di accedere ai file ovunque.

Contatta Dropbox