Come creare solide partnership con le agenzie

Scopri come Dropbox può aiutarti a gestire gli aspetti più complicati della collaborazione con i tuoi appaltatori, garantendo rapporti sereni e un flusso creativo continuo.

Due persone in un ufficio discutono su ciò che visualizzano sullo schermo del computer.

La collaborazione con le agenzie creative dovrebbe trasmettere le stesse sensazioni positive del prodotto finito realizzato insieme a esse. Tuttavia, la continua ricerca di documenti, feedback, risorse e aggiornamenti sullo stato del progetto può ostacolare la consegna delle risorse finali, se non addirittura far ritardare l'inizio dei lavori.

Ecco cinque modi in cui Dropbox può aiutare i team a superare i più ardui ostacoli alla collaborazione, per creare partnership più serene e straordinari lavori creativi.

1. Accelera la gestione dei documenti 

Ammettiamolo: la maggior parte dei grattacapi nel settore marketing sono causati da scadenze troppo ravvicinate. Certo, il team è potenzialmente in grado di completare il lavoro entro la scadenza. Tuttavia, l'agenzia deve prima firmare i documenti, i freelancer devono confermare le tariffe giornaliere e i talenti creativi non possono mettersi al lavoro senza prima aver firmato un accordo di riservatezza.

Per evitare che la burocrazia causi ritardi nella tabella di marcia, prova le firme elettroniche di Dropbox Sign. Affidati ai promemoria integrati per ricordare a clienti e collaboratori di firmare i contratti (anziché rincorrerli per telefono o email) e consenti alle parti coinvolte di firmare rapidamente i documenti ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo. Anziché scaricare, firmare e allegare nuovamente i PDF, gli stakeholder più impegnati possono apporre la propria firma in pochi clic prima di farsi distrarre. Infatti, con le firme elettroniche, i contratti vengono firmati fino all'80% più velocemente rispetto alla loro controparte cartacea.

Per gli accordi che usi più spesso, puoi creare dei modelli, ossia dei moduli standard che configuri una sola volta e puoi inviare rapidamente a ogni nuova collaborazione che stringi. Che si tratti di qualche nuovo appaltatore all'anno o di decine al mese, vedrai una notevole differenza nella gestione amministrativa.

2. Semplifica il processo di revisione

I giorni in cui i lavori creativi venivano valutati su un cavalletto in una sala conferenze sono ben lontani. Oggi, le risorse creative arrivano nella casella di posta in una vasta gamma di formati e dimensioni, a seconda del progetto.

Per rivedere i lavori, non è necessario continuare ad acquistare nuovi software o impiegare 20 minuti per scaricare un file pieno di animazioni. Chiedi alla tua agenzia partner di condividere le presentazioni con Dropbox in modo che tu possa accedervi con un link.

Con Dropbox, puoi visualizzare tutti i tipi di file creativi, come PSD e PDF, nel cloud e aggiungere commenti direttamente nei file in modo da fornire un feedback chiaro. Se devi rivedere progetti video e audio, prova Dropbox Replay, che consente a tutti di inserire nello stesso video con commenti o annotazioni con codice di tempo, in modo che tutti i membri del team abbiano accesso alle stesse informazioni.

3. Organizza le risorse in un unico posto

Tenere traccia di tutte le risorse necessarie in un progetto di marketing multicanale può essere un'impresa ardua per chiunque. Se crei annunci per i social o banner, avrai sicuramente un numero infinito di risorse di ogni dimensione. Inoltre, se lavori in diversi mercati, le traduzioni non faranno che aumentare la montagna di file da consegnare.

Risparmia la confusione al team creando un elenco di controllo chiaro di tutti i file necessari, suddivisi per piattaforma, dimensione e tipo fin dall'inizio del progetto. Quindi, fornisci all'agenzia un'unica posizione centralizzata in cui le persone possono caricare tutte le risorse e organizzarle in cartelle e sottocartelle in base all'elenco di controllo.

Se un file viene smarrito ed è necessario ripristinarlo, Dropbox conserva una copia di backup dei file eliminati. Quando sarà il momento di pubblicare i contenuti, ogni cosa si troverà esattamente al suo posto.

4. Elimina le riunioni dal calendario

Per avere una comunicazione chiara, è fondamentale che i partner dell'agenzia partecipino a riunioni regolari. Tuttavia, se la tua agenda è piena di riunioni con persone interne ed esterne, potresti rimanere a corto di tempo per portare a termine il lavoro. Al tempo stesso, comunicare feedback complessi via email può spesso portare a incomprensioni o ulteriori chiamate di aggiornamento per chiarire i punti nebulosi.

Libera gli slot del calendario stabilendo con la tua agenzia degli "orari d'ufficio" in cui organizzare una riunione due o tre volte alla settimana per valutare il lavoro in corso. In questo modo, sia tu che i membri dell'agenzia avrete un tempo prestabilito per concentrarvi sul lavoro insieme, anziché avere dei brevi incontri ogni volta che avete un momento libero.

Se c'è più lavoro di quello che si riesce a far rientrare nella fascia oraria o se i professionisti dell'agenzia non riescono sempre a partecipare, Dropbox Capture consente di condividere il proprio feedback attraverso registrazioni dello schermo e video messaggi. Puoi esporre il tuo parere evidenziando i punti salienti con strumenti di marcatura, mentre lo staff dell'agenzia può riprodurre il video quando è più comodo. Le riunioni asincrone offrono un vantaggio anche ai collaboratori che, per qualsiasi motivo, si trovano in fusi orari diversi. In questo modo, non dovranno telefonare in tutta fretta dopo cena per il terzo round di chiamate di feedback.

5. Condividi gli aggiornamenti di stato in tempo reale

Quando devi destreggiarti tra diversi progetti con clienti diversi che si trovano tutti in fasi diverse, il tuo cervello ha un sovraccarico di informazioni sullo stato di avanzamento. Anche se la tua agenzia invia un'e-mail sull'aggiornamento dello stato a cadenza giornaliera o settimanale, è facile che rimanga sepolta nella casella di posta in arrivo e che ti ritrovi a cercarla quando hai finalmente un attimo di tempo.

Sfrutta il cloud a tuo vantaggio e crea un documento online che i membri del tuo team (sia interni che esterni) possono usare per aggiornare lo stato dei progetti. Salvandolo in Dropbox, potrai verificare quando è stato modificato l'ultima volta dal team dell'agenzia e visualizzare le modifiche apportate alla versione per vedere cosa è stato aggiornato.

Questo sistema consente anche inserire più facilmente altri membri del personale interno in un progetto. Che si tratti di nuovi collaboratori o di una sostituzione per quando sei in ferie, ti basta condividere il link per fornire l'accesso alle persone. Certo, non puoi mai sapere cosa succede in ogni momento in ogni progetto, ma in questo modo sai sempre dove guardare per un rapido controllo sullo stato di avanzamento.