Cara Cully Automation menangani kontrak menggunakan Dropbox
Pekerjaan jarak jauh memberi banyak tekanan pada proses manajemen dokumen manual pada satu perusahaan teknik. Namun dengan Dropbox dan Dropbox Sign, Cully Automation membuat langkah besar.
“Adopsi Dropbox dan Dropbox Sign adalah kunci pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan kami, tanpanya kami tidak akan seefisien atau seproduktif saat ini.”
Tantangan
Cully Automation adalah perusahaan teknik Irlandia yang menawarkan segalanya, mulai dari desain dan pemasangan hingga otomatisasi proses skala besar. Mereka berspesialisasi dalam perencanaan, konstruksi, pengotomatisan, dan pemeliharaan layanan air penting di Irlandia.
Cully Automation mengandalkan Dropbox untuk mengelola kolaborasi antar tim di tempat dan kantor selama beberapa tahun. Namun, saat COVID-19 melanda, tim membutuhkan solusi yang dapat memperluas kolaborasi real-time ini hingga penandatanganan kontrak. Meski karyawannya bekerja dari jarak jauh, Cully Automation masih mengandalkan email dan surat untuk mengirimkan kontrak serta dokumen untuk ditandatangani; hal ini menghabiskan banyak uang, menyia-nyiakan waktu karyawan yang berharga, dan menyulitkan proses keamanan penandatanganan.
Solusinya juga harus memperhitungkan tim yang bekerja di lapangan dari area bandwidth rendah—yang perlu melakukan pembaruan secara offline, yang dapat disinkronkan nanti, setelah koneksi dipulihkan.
"Dengan kerja sama Dropbox dan Sign untuk menciptakan solusi tanda tangan elektronik dan penyimpanan dokumen tersemat pertama di dunia, keputusan untuk menggunakan Sign menjadi sederhana."
Solusi
Dengan setiap pengunjung dan karyawan yang harus menyelesaikan survei kembali bekerja, dan secara resmi menyatakan bahwa mereka tidak memiliki gejala COVID-19 sebelum memasuki lokasi kerja, metode kuno mencetak, menandatangani, dan mengumpulkan formulir kertas dengan cepat akan memakan waktu dan mahal. Hal ini, ditambah dengan kebutuhan akan dokumentasi kesehatan dan keselamatan yang penting, penilaian risiko, dan laporan cedera untuk ditandatangani dan diperbarui secara berkala, berarti bahwa perusahaan berurusan dengan penelusuran dokumen yang intensif—dan penundaan administratif yang tidak perlu.
Karena ingin memungkinkan karyawan, pengunjung, dan kontraktor untuk menandatangani dokumen dan deklarasi dari jarak jauh, Cully Automation beralih ke Sign dan Dropbox. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk membuat, menandatangani, dan menyimpan dengan aman dokumentasi yang mengikat secara hukum untuk setiap situs dan kantor berbeda yang dimasuki secara real-time. Selain itu, penyiapannya cepat dan sederhana, artinya tim mulai mendapatkan manfaat dari teknologi baru hanya dalam beberapa hari.
Hasil
Karena tingkat adopsi yang tinggi—dan peningkatan kecepatan dan akurasi proses deklarasi COVID-19—tim keuangan, SDM, dan kontrak di Cully Automation memilih untuk mengadopsi alur kerja serupa. Sekarang, mulai dari penagihan, rekrutmen, dan kontrak dikelola melalui Dropbox dan Sign.
Bersama, alat-alat ini menciptakan satu ruang terpadu untuk semua departemen di Cully Automation untuk mengelola dokumen secara efektif. Dari awal proyek hingga implementasi, Dropbox dan Sign memastikan semua dokumen disimpan dengan aman di lokasi yang mudah diakses, memungkinkan kolaborasi dan pembaruan waktu nyata yang lebih baik.
“Saya tidak dapat membayangkan hidup tanpa Dropbox atau Sign, ini sangat penting untuk semua yang kami lakukan. Produk ini berperan dalam seluruh siklus bisnis kami, mulai dari pra-kualifikasi, tender, hingga purnajual.”
David CullyDirektur Pelaksana, Cully Automation Ltd