Tantangan
- Meskipun karyawan bekerja dari jarak jauh, Cully Automation masih mengandalkan email dan surat untuk mengirim kontrak dan dokumen untuk ditandatangani
- Ini akan menghabiskan biaya, menyia-nyiakan waktu karyawan yang berharga, dan mempersulit keamanan proses tanda tangan
Solusi
- Setelah menggunakan Dropbox selama 10 tahun, Cully Automation menerapkan Dropbox Sign untuk membuat alur kerja yang disederhanakan bagi karyawan untuk membuat, berkolaborasi, mengirim, dan menandatangani kontrak
Dampak
- Faktur, kontrak, dan dokumen sensitif dibagikan, ditandatangani, dan disimpan dengan aman, dengan jejak audit bertanda waktu dan pengingat otomatis yang memastikan tidak ada yang lolos, dan memungkinkan Cully Automation untuk menyelesaikan transaksi 50% lebih cepat
Adopsi Dropbox dan Dropbox Sign adalah kunci pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan kami, tanpanya kami tidak akan seefisien atau seproduktif saat ini.
Cully Automation adalah perusahaan teknik Irlandia yang menawarkan segalanya, mulai dari desain dan pemasangan hingga otomatisasi proses skala besar. Mereka berspesialisasi dalam perencanaan, konstruksi, otomasi, dan pemeliharaan layanan air penting di Irlandia.
Cully Automation mengandalkan Dropbox untuk mengelola kolaborasi antar tim di tempat dan kantor selama beberapa tahun. Namun, saat COVID-19 melanda, tim membutuhkan solusi yang dapat memperluas kolaborasi real-time ini hingga penandatanganan kontrak. Solusinya juga harus memperhitungkan tim yang bekerja di lapangan dari area bandwidth rendah—yang perlu melakukan pembaruan secara offline, yang dapat disinkronkan nanti, setelah koneksi dipulihkan.
Perjalanan Menuju Sign
Dengan setiap pengunjung dan karyawan yang harus menyelesaikan survei kembali bekerja, dan secara resmi menyatakan bahwa mereka tidak memiliki gejala COVID-19 sebelum memasuki lokasi kerja, metode kuno mencetak, menandatangani, dan mengumpulkan formulir kertas dengan cepat akan memakan waktu dan mahal. Hal ini, ditambah dengan kebutuhan akan dokumentasi kesehatan dan keselamatan yang penting, penilaian risiko, dan laporan cedera untuk ditandatangani dan diperbarui secara berkala, berarti bahwa perusahaan berurusan dengan penelusuran dokumen yang intensif—dan penundaan administratif yang tidak perlu.
Karena ingin memungkinkan karyawan, pengunjung, dan kontraktor menandatangani dokumen dan deklarasi dari jarak jauh, Cully Automation beralih ke Sign dan Dropbox. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk membuat, menandatangani, dan menyimpan dengan aman dokumentasi yang mengikat secara hukum untuk setiap situs dan kantor berbeda yang dimasuki secara real-time. Selain itu, penyiapannya cepat dan sederhana, artinya tim mulai mendapatkan manfaat dari teknologi baru hanya dalam beberapa hari.
Dengan kerja sama Dropbox dan Sign untuk menciptakan solusi tanda tangan elektronik dan penyimpanan dokumen tersemat pertama di dunia, keputusan untuk menggunakan Sign menjadi sederhana.
| Sebelum menggunakan Sign | Setelah menggunakan Sign | |
| Terlalu mengandalkan email Dokumen ditandatangani dan dikembalikan melalui email, membuat pelacakan versi terbaru menjadi sulit untuk dikelola. |
→ | Peningkatan kerja sama internal Sign memungkinkan dokumen umum seperti deklarasi atau kontrak yang dikirim, ditandatangani, dan disimpan secara otomatis di folder yang tepat. |
| Penundaan akibat persetujuan yang memakan waktu Kontrak harus dikirim melalui pos, atau meminta pihak yang menandatangani kontrak untuk datang ke kantor—menambahkan berhari-hari penundaan yang tidak perlu pada proses tersebut. |
→ | Menandatangani tanpa stres Karyawan sekarang dapat menandatangani kontrak dalam hitungan detik, mempercepat alur kerja dan memudahkan pekerja untuk melakukan apa yang harus mereka lakukan dengan lebih cepat. |
| Waktu yang hilang karena pengingat manual Tim harus mengejar tanda tangan yang tertinggal secara manual, yang menyita waktu berharga dari tugas yang lebih penting. |
→ | Pengingat otomatis Sign secara otomatis memberi tahu semua penanda tangan tentang tanda tangan yang tertinggal, memudahkan untuk melacak siapa yang telah menandatangani dokumen apa—dan kapan. |
| Kesulitan mengamankan proses tanda tangan Dengan dokumen yang dikirim melalui pos dan email untuk ditandatangani, mengamankan proses, dan membuatnya mengikat secara hukum, sulit dilakukan. |
→ | Tanda tangan elektronik yang aman Dengan jejak audit bertanda waktu dan autentikasi berbasis peran, dokumen dapat dibagikan dan ditandatangani secara aman, dengan jejak audit yang mengikat secara hukum. |
Meningkatkan kolaborasi dan keamanan dengan Dropbox dan Sign
Karena tingkat adopsi yang tinggi—dan peningkatan kecepatan dan akurasi proses deklarasi COVID-19—tim keuangan, SDM, dan kontrak di Cully Automation memilih untuk mengadopsi alur kerja serupa. Sekarang, mulai dari penagihan, rekrutmen, dan kontrak dikelola melalui Dropbox dan Sign.
Bersama, alat-alat ini menciptakan satu ruang terpadu untuk semua departemen di Cully Automation untuk mengelola dokumen secara efektif. Dari awal proyek hingga implementasi, Dropbox dan Sign memastikan semua dokumen disimpan dengan aman di lokasi yang mudah diakses, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dan pembaruan waktu nyata.
Saya tidak dapat membayangkan hidup tanpa Dropbox atau Sign, ini sangat penting untuk semua yang kami lakukan. Produk ini berperan dalam seluruh siklus bisnis kami, mulai dari pra-kualifikasi, tender, hingga purna jual.
