Sleepless Media optimise ses propositions et ses fichiers créatifs

Cette agence de design Web et d'identité de marque cherchait un outil pour organiser et suivre ses propositions client, ses accords‑cadres de service et ses croquis de conception.

Avec DocSend et Dropbox, elle a trouvé une solution intuitive.

Sept personnes autour d'un feu de camp par une nuit étoilée

Contexte

Sleepless Media est une agence de développement et de design Web qui propose des expériences de marque innovantes avec des sites Web personnalisés et responsive. Elle compte de nombreux clients dont Levi Strauss, Lenny & Larry's et Breeo, et s'appuie sur Dropbox et DocSend pour partager de façon sécurisée ses propositions de projets et ses fichiers créatifs avec ses prospects.

Le défi

Avant DocSend, Jon Cattivera, PDG et directeur de la création, envoyait ses propositions de projets et ses fichiers créatifs aux clients sous forme de pièces jointes. Quand sa clientèle s'est élargie, il s'est rendu compte qu'il lui fallait une solution plus évolutive, afin de mieux contrôler l'envoi des propositions. Il avait aussi besoin d'une plateforme plus robuste pour personnaliser et organiser ses éléments de design.

La solution

Il s'est tourné vers DocSend pour envoyer et suivre ses propositions commerciales de façon sécurisée, et a choisi Dropbox pour partager ses fichiers créatifs.

Analyse avancée des propositions client pour raccourcir les cycles de vente

En tant que professionnel de la création à la tête d'une agence de développement et de design Web travaillant pour de grandes marques mondiales, Jon Cattivera doit jongler entre plusieurs responsabilités pour fournir le meilleur service possible à ses clients. Dans le suivi client, il est essentiel de pouvoir réagir au bon moment, en particulier lorsqu'il s'agit de conclure une nouvelle vente. Toutefois, Jon Cattivera ne dispose que d'un temps limité et doit se montrer prudent et réfléchi lorsqu'il partage des propositions de projets ou passe en revue les cahiers des charges de ses clients. Avant, il n'avait aucun moyen de savoir si les prospects lisaient les propositions qu'il leur envoyait. “Qui envisageait sérieusement de travailler avec nous à l'issue de la première prise de contact ? Je n'en avais aucune idée. Mais j'avais besoin de cette information”, explique Jon Cattivera.

Après avoir essayé gratuitement DocSend, Jon Cattivera a immédiatement compris l'intérêt des statistiques sur les documents proposées par cet outil. À présent, il sait exactement quels prospects sont réellement intéressés par une collaboration, grâce à des notifications envoyées par e‑mail en temps réel chaque fois que quelqu'un examine l'une de ses propositions de projets. De plus, Jon Cattivera peut voir si ses propositions ont été transférées à quelqu'un d'autre chez ses clients. Il peut ainsi identifier les bonnes personnes à contacter et les intégrer à son suivi, ce qui lui épargne des semaines de recherches fastidieuses. “DocSend nous montre qui sont les principaux décideurs, ce qui nous fait gagner un temps précieux et nous permet de nous concentrer sur ce que nous faisons de mieux : développer et concevoir des créations de qualité.”

“DocSend nous indique quels prospects lisent nos propositions et sont intéressés par une collaboration. Je reçois une alerte par e‑mail en temps réel lorsque quelqu'un examine l'une de mes propositions, ce qui me permet de prioriser mon suivi de manière stratégique et de me préparer aux éventuelles questions.”

Des présentations intuitives pour renforcer la relation client

Les clients potentiels s'intéressent souvent à plusieurs agences. Il est donc important pour les sociétés de développement et de design de savoir se démarquer. Jon Cattivera peut faire confiance à DocSend pour afficher ses présentations personnalisées de manière professionnelle, ce qui donne à son agence un avantage unique. “Je présente mes propositions directement dans DocSend, car je me contente généralement de partager mon navigateur et pas l'écran entier. DocSend me permet d'aller et venir entre un site Web et mon PDF dans une seule fenêtre, ce qui m'évite de jongler entre plusieurs applications pour retrouver le bon fichier ou d'être obligé de partager la totalité de l'écran.”

Signature électronique des accords‑cadres de service en toute simplicité

En tant qu'agence de développement et de design agile et en pleine croissance, Sleepless Media travaille avec tout un panel de clients qui ont tous des visions différentes, souvent reflétées dans leur cahier des charges. Jon Cattivera était ravi quand il a appris qu'il pouvait signer électroniquement des accords‑cadres de service et des cahiers des charges avec DocSend. “Avant, je m'étais renseigné sur DocuSign, mais c'était trop compliqué. J'avais juste besoin d'un moyen facile de signer des contrats”, explique‑t‑il. Quand un client accepte de travailler avec Sleepless Media, Jon Cattivera lui envoie son contrat à signer directement dans DocSend. “Les clients peuvent facilement lire leur proposition et signer leur contrat avec la signature électronique DocSend, sans avoir à passer d'un logiciel compliqué à un autre”, explique Jon Cattivera.

De plus, les événements clés et les livrables peuvent parfois changer dans ce métier. Il peut donc être difficile de gérer plusieurs avenants quand on a une longue liste de clients. Mais avec les dossiers DocSend, Jon Cattivera peut organiser tous ses contrats signés de manière simple.

La signature électronique DocSend rend le processus de négociation et de signature plus intuitif pour nous comme pour les clients. Je peux ajouter les champs nécessaires et envoyer des accords essentiels qui nous permettent de bâtir des relations durables avec nos clients.

Jon Cattivera, PDG et directeur de la création chez Sleepless Media

Stockage des créations et des éléments de marque des clients dans Dropbox

Lorsque l'on travaille avec de nombreux clients, il faut pouvoir garder un œil sur leurs fichiers créatifs. Jon Cattivera s'appuie sur Dropbox Business pour organiser tous les logos et éléments de design essentiels de ses clients. Lorsqu'une marque décide de travailler avec Sleepless Media, Jon Cattivera crée un dossier Dropbox qui contient tous les éléments nécessaires pour le partenariat. “Avec autant de clients différents, Dropbox nous permet de retrouver rapidement et simplement tout élément créatif dont nous pourrions avoir besoin dans un projet. Nous stockons dans Dropbox tous nos fichiers Sketch, nos fichiers de design lourds et nos éléments de marque”, explique Jon Cattivera.

Peu importe où se trouvent ses collaborateurs, Sleepless Media peut travailler de manière flexible et apporter des modifications aux fichiers de création dans Dropbox. Dans ce métier, il faut souvent apporter des modifications aux créations. Dans cette optique, Jon Cattivera et son équipe maintiennent tous leurs fichiers à jour dans le stockage cloud Dropbox, de façon sécurisée. En s'appuyant à la fois sur Dropbox et DocSend, Sleepless Media continue de conclure des partenariats et de proposer des designs Web innovants à des clients de plus en plus nombreux.