Skip to content (Press Enter)

Comment Cully Automation a maîtrisé les contrats grâce à Dropbox

Le télétravail a mis les processus de gestion manuelle des documents à rude épreuve dans cette entreprise d'ingénierie. Grâce à Dropbox et Dropbox Sign, Cully Automation a fait un bond en avant.

true

Le défi

  • Ses employés avaient beau travailler à distance, Cully Automation envoyait toujours ses contrats et documents à signer par e‑mail et par courrier.
  • Ce système était coûteux, faisait perdre un temps précieux aux employés et ne facilitait pas la sécurisation du processus de signature.

La solution

  • Cully Automation utilisait déjà Dropbox depuis dix ans lorsque l'entreprise a déployé Dropbox Sign afin de créer un workflow simplifié pour que les employés puissent créer des contrats, collaborer, les envoyer et les signer.

Le résultat

  • Les factures, les contrats et les autres documents sensibles sont partagés, signés et stockés de façon sécurisée avec des pistes d'audit horodatées et des rappels automatisés. Ainsi, rien ne passe entre les mailles du filet et Cully Automation conclut des ventes 50 % plus rapidement.

L'adoption de Dropbox et Dropbox Sign a été la clé de la croissance et du succès de notre entreprise. Sans eux, nous ne serions ni aussi efficaces, ni aussi productifs.

David Cully, directeur général, Cully Automation Ltd

Cully Automation est une entreprise d'ingénierie irlandaise qui propose notamment des services de conception, d'installation et d'automatisation des processus à grande échelle. L'équipe est spécialisée dans la planification, la construction, l'automatisation et la maintenance des systèmes d'eau potable en Irlande.

Depuis plusieurs années, Cully Automation s'appuyait sur Dropbox pour gérer la collaboration entre les personnes travaillant sur site et dans les bureaux. Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, l'équipe a eu besoin d'une solution capable d'étendre cette collaboration en temps réel à la signature de contrats. Cette solution devait également prendre en compte les équipes travaillant sur le terrain dans des zones où la bande passante est faible, et qui ont donc besoin de faire des modifications hors connexion, puis de les synchroniser ultérieurement, lorsqu'ils ont de nouveau accès à Internet.

Pourquoi Dropbox Sign ?

Chaque visiteur ou employé devait remplir une enquête de retour au travail et officiellement déclarer ne pas présenter de symptôme de la COVID-19 avant de pouvoir accéder aux sites. L'utilisation de la méthode impliquant l'impression, la signature et la collecte des formulaires papier est vite devenue coûteuse et chronophage. De plus, l'entreprise a dû régulièrement signer et mettre à jour d'importants documents sur la santé et la sécurité, des évaluations de risque et des rapports de blessure, ce qui a créé un volume important de documents papier et entraîné des retards dus à l'administratif.

Cully Automation s'est tourné vers Dropbox et Sign pour permettre aux employés, aux visiteurs et aux sous-traitants de signer des documents et des déclarations à distance. Cette initiative a permis à l'entreprise de créer, signer et stocker de façon sécurisée des documents juridiquement contraignants pour chacun des sites et bureaux recevant des visites, en temps réel. De plus, la configuration a été simple et rapide. L'équipe a pu commencer à profiter de cette nouvelle technologie en quelques jours seulement.

L'association de Dropbox et de Dropbox Sign a permis de créer la première solution intégrée de signature électronique et de stockage de documents au monde. La décision d'adopter Sign a donc été simple.

David Cully, directeur général, Cully Automation Ltd
Avant Dropbox Sign   Avec Dropbox Sign
Trop grande dépendance vis-à vis des e‑mails
Les documents étaient signés et renvoyés par e‑mail, il était donc difficile de savoir quelles étaient les versions les plus récentes.
Amélioration de la collaboration en interne
Sign permet d'envoyer, de signer et de classer automatiquement dans le bon dossier des documents courants tels que des déclarations ou des contrats.
Délais causés par des signatures qui prenaient trop de temps
Il fallait renvoyer les contrats par courrier, ou les signataires devaient se rendre sur place pour signer les documents, ce qui ralentissait inutilement le processus de plusieurs jours.
Signatures sans contraintes
Les employés peuvent désormais signer des contrats en quelques secondes, ce qui permet d'accélérer les workflows et de simplifier le travail de chacun.
Temps perdu à cause des rappels manuels
Les équipes devaient courir après les signatures manquantes manuellement, ce qui leur prenait un temps précieux et les empêchait de se concentrer sur des tâches plus importantes.
Rappels automatiques
Avec Sign, tous les signataires sont automatiquement informés en cas de signature manquante, ce qui permet de suivre facilement qui a signé quoi, et quand.
Processus de signature difficile à sécuriser
Il était difficile de s'assurer que les documents à signer envoyés par courrier et par e‑mail étaient sécurisés et juridiquement contraignants.
Signatures électroniques sécurisées
Grâce aux pistes d'audit horodatées et à l'authentification basée sur les rôles, il est possible de sécuriser le partage et la signature des documents avec des pistes d'audit juridiquement contraignantes.

Amélioration de la collaboration et de la sécurité avec Dropbox et Sign

Suite à des niveaux d'adoption élevés et à une amélioration de la vitesse et de la justesse dans le processus de déclaration pour le COVID-19, les équipes finance, RH et contrats chez Cully Automation ont décidé d'adopter un workflow similaire. Désormais, tout passe par Dropbox et Sign : les factures, le recrutement et les contrats.

Tous les départements de Cully Automation disposent ainsi d'un seul et même espace pour gérer efficacement leurs documents. Du lancement d'un projet jusqu'à sa mise en œuvre, Dropbox et Sign assurent la sécurité de tous les documents dans un emplacement facilement accessible, ce qui permet une meilleure collaboration et des mises à jour en temps réel.

Je n'imagine pas la vie sans Dropbox ou Sign, ce sont des produits qui sont devenus essentiels dans tout ce que nous faisons. Ils sont utilisés tout au long de notre cycle de vente, de la préqualification aux dossiers d'appels d'offres, jusqu'à l'après-vente.

David Cully, directeur général, Cully Automation Ltd

Découvrez comment adopter la signature électronique à travers le monde avec Dropbox Sign.

Découvrez Dropbox Sign