Travailler avec des agences créatives doit être aussi plaisant que le produit que vous créez ensemble. Toutefois, courir après la paperasse, les feedbacks, les ressources et les informations sur l'avancement peut vous empêcher d'envoyer les livrables ou d'arriver au prochain appel vidéo avec le sourire.
Voici cinq façons dont Dropbox peut aider les équipes à surmonter les principaux obstacles à la collaboration afin d'aboutir à des partenariats plus agréables et à une créativité exceptionnelle.
1. Accélérez les formalités administratives
Regardons les choses en face : la plupart des difficultés dans le secteur du marketing sont dues à des délais de livraison trop serrés. Naturellement, les équipes parviennent à s'en sortir. Mais il faut d'abord que l'agence signe les documents requis, que les free-lances confirment leurs tarifs journaliers et que les accords de confidentialité soient validés pour que le travail puisse commencer.
Pour éviter les pertes de temps dues aux formalités administratives quand les délais sont trop courts, essayez les signatures électroniques de Dropbox Sign. Utilisez des rappels intégrés (plutôt que des rappels par téléphone ou par e-mail) pour faire avancer les contrats et permettre aux intervenants de les signer rapidement, où qu'ils se trouvent, et sur n'importe quel appareil. Au lieu de télécharger, signer et joindre à nouveau des PDF, chacun peut ajouter sa signature en quelques clics sans se laisser distraire. Ainsi, les contrats sont signés jusqu'à 80 % plus rapidement avec les signatures électroniques que les contrats traditionnels sur papier.
Quant aux contrats que vous utilisez régulièrement, n'hésitez pas à créer des modèles, à savoir des formulaires avec du texte standardisé que vous pouvez envoyer facilement à chaque nouveau partenariat. Que vous fassiez appel à une poignée d'intervenants extérieurs par an ou à des dizaines par mois, ces modèles allégeront de façon significative vos tâches administratives.
2. Simplifiez la révision
Il y a bien longtemps que la révision des contenus créatifs ne se fait plus sur un chevalet dans une salle de réunion. Les créations d'aujourd'hui peuvent vous parvenir par e‑mail dans des tailles et des formats variés, selon la nature des projets.
Ne vous fatiguez plus à acheter de nouveaux logiciels pour réviser les contenus ni à passer 20 minutes à télécharger un fichier rempli d'animations. Demandez aux partenaires de votre agence de partager leurs présentations via Dropbox afin de pouvoir y accéder avec un lien.
Avec Dropbox, vous pouvez réviser toutes sortes de fichiers créatifs tels que des PSD et des PDF dans le cloud, puis ajouter vos commentaires directement dans ces fichiers afin de fournir un feedback clair. Si vous révisez des projets vidéo et audio, essayez Dropbox Replay, qui permet à tous les collaborateurs d'intervenir sur la même vidéo avec des annotations ou des commentaires avec timecode, afin que toute l'équipe reste sur la même longueur d'onde.
3. Organisez vos ressources de façon centralisée
Il est facile de perdre le fil lorsque l'on s'efforce de garder un œil sur toutes les ressources requises dans le cadre d'un projet marketing multicanal. Si vous créez des annonces sur les réseaux sociaux ou des bannières, par exemple, vous aurez sans doute une profusion de fichiers de différentes tailles. Et si vous travaillez sur plusieurs marchés, chaque traduction supplémentaire ne manquera pas de venir s'ajouter à la pile d'éléments à livrer.
Évitez toute confusion au sein de l'équipe en créant une liste claire de tous les livrables nécessaires par plateforme, taille et type dès le début du projet. Fournissez ensuite un emplacement central pour que l'agence y importe toutes ses ressources, puis organisez-les dans des dossiers et des sous‑dossiers qui correspondent à votre liste initiale.
Si un fichier s'égare et doit être récupéré, Dropbox conserve une sauvegarde des fichiers supprimés. Ainsi, à l'heure de passer en production, tous les éléments seront à leur place.
4. Planifiez moins de réunions
Il est essentiel de rester en contact régulier avec votre agence partenaire pour assurer une communication claire. Mais si votre emploi du temps est rempli de réunions internes et externes, vous risquez de ne plus avoir assez de temps pour les tâches importantes. En parallèle, le partage de commentaires complexes par e‑mail peut souvent entraîner des malentendus ou d'autres appels pour clarifier les points flous.
Reprenez les rênes de votre agenda en planifiant des “heures de bureau” avec votre agence deux ou trois fois par semaine pour réviser le travail en cours. Vous et votre agence aurez ainsi un rendez‑vous fixe pour vous concentrer ensemble sur votre travail, et vous n'aurez plus à caler de réunions éclair dès que vous avez un créneau libre.
Si la plage horaire n'est pas suffisante pour la charge de travail ou si votre agence ne peut pas toujours participer à la réunion, Dropbox Capture vous permet d'envoyer vos commentaires via des enregistrements d'écran et des messages vidéo. Vous pouvez formuler oralement votre feedback et ajouter des annotations, et l'équipe de l'agence pourra regarder la vidéo quand elle sera disponible. Les réunions asynchrones peuvent être utiles pour les collaborateurs qui se trouvent dans un autre fuseau horaire. Ils ne sont plus contraints de rejoindre une énième réunion de feedback en vidéoconférence après le dîner.
5. Communiquez sur l'avancement en temps réel
Lorsque vous traitez une multitude de projets avec une agence qui sont tous à des stades différents, il peut être épuisant de suivre à la trace leurs états d'avancement respectifs. Votre agence peut vous envoyer un e-mail quotidien ou hebdomadaire pour vous tenir au courant, mais ce message risque fort de se perdre dans votre boîte de réception et de vous obliger à le chercher lorsque vous avez enfin un moment de libre.
Utilisez le cloud à votre avantage et créez un journal de bord en ligne pour que les équipes interne et externe puissent l'alimenter. Si vous l'enregistrez dans Dropbox, vous pourrez savoir à quel moment l'équipe de l'agence l'a modifié pour la dernière fois et voir les modifications apportées grâce à l'historique des versions.
Ce système permettra également de faire intervenir plus facilement d'autres personnes de l'équipe interne sur un projet, qu'il s'agisse de renforts ou d'une relève liée à un départ en vacances. Il vous suffira de partager le lien pour leur permettre d'y accéder. Vous ne pourrez peut-être pas suivre tous les projets en temps réel, mais vous saurez toujours où regarder pour voir rapidement où les choses en sont.
