Bond simplifie son processus de recrutement

Cette start-up de la fintech a plus que doublé en taille en l'espace d'une année. Son équipe a donc eu besoin d'une solution sécurisée pour envoyer et suivre des présentations et des tâches aux candidats.

Illustration d'un bureau avec un document vert signé

Contexte

La mission de Bond est d'accélérer le rythme de l'innovation financière et l'accès au capital. Bond permet aux entreprises de proposer facilement des produits financiers conformes en rendant plus intuitive l'intégration avec les banques et fournisseurs financiers, souvent obsolètes. Suite à une croissance fulgurante qui l'a obligée à recruter rapidement, Bond a choisi DocSend pour envoyer des informations de façon sécurisée aux candidats pendant le processus d'entretien et d'embauche.

Le défi

Avant DocSend, Brittney Harvey, recruteuse chez Bond, envoyait les présentations de postes et les documents à remplir aux candidats sous forme de pièces jointes ou de fichiers Google Drive. Dans un secteur très sensible et sur un marché ultra compétitif, Brittney Harvey avait peur parfois que ces informations ne tombent entre de mauvaises mains. C'est ce qui l'a amenée à chercher une solution plus sécurisée pour l'envoi de documents en externe pendant le processus de recrutement.

La solution

L'équipe s'est tournée vers DocSend pour partager des documents de manière sécurisée et protéger les présentations et études de cas sensibles envoyées aux candidats pendant le processus de recrutement.

Contrôler l'accès aux documents confidentiels

Mettre en place le recrutement dans une start-up en pleine croissance n'est pas une tâche aisée. Brittney Harvey a voulu donner la priorité à la sécurité et à la simplicité pour le partage d'informations avec les candidats. Pendant la phase d'entretien initiale chez Bond, Brittney Harvey envoie un document qui présente un peu l'entreprise et le produit. Il arrive parfois que les candidats passent des entretiens chez un concurrent ou qu'ils viennent d'un secteur similaire. Il est donc important que ces présentations restent en sécurité et à l'abri des regards indiscrets.

“Je peux exiger une adresse e-mail pour la consultation des documents, ce qui est très utile. Si jamais un lien DocSend tombe entre de mauvaises mains et que je vois passer une adresse e-mail que je ne connais pas, je peux rapidement bloquer l'accès au contenu.”

Brittney Harvey, recruteuse chez Bond
Brittney Harvey

Avec DocSend, Brittney Harvey peut sécuriser et contrôler l'accès aux informations de l'entreprise. “Je reçois une notification par e-mail quand quelqu'un consulte un document. Je peux alors vérifier si cette personne est bien répertoriée dans notre système de suivi des candidatures”, explique‑t‑elle. En cas de besoin, Brittney Harvey peut facilement modifier un document qu'elle a déjà envoyé, en sachant que la version du document sera aussitôt mise à jour. Elle a ainsi la garantie de toujours envoyer la dernière version de ses fichiers de recrutement aux candidats.

Suivre les candidats intéressés de façon proactive

Avec le développement du travail à distance et la flexibilité des options proposées aux demandeurs d'emploi, les candidatures ont explosé. Pour les recruteurs, être capable de relancer au bon moment les candidats intéressés peut faire une énorme différence. Avant DocSend, Brittney Harvey avait des difficultés à savoir quels candidats étaient sérieusement intéressés par les offres qu'elle transmettait. Mais grâce aux statistiques DocSend, elle reçoit des données page par page et des notifications chaque fois que quelqu'un consulte un document qu'elle a partagé. Elle peut alors utiliser ces informations pour relancer les candidats au moment opportun. Plus tôt Brittney Harvey peut entrer en contact avec un candidat qui envisage sérieusement d'entrer chez Bond, plus elle a de chances d'obtenir une réponse favorable.

“Honnêtement, c'est la folie sur le marché du travail en ce moment. Il faut être rapide pour réussir à mettre la main sur des candidats de choix. Un outil comme DocSend est essentiel pour pouvoir recruter de manière compétitive.”

Brittney Harvey, recruteuse chez Bond
Photo de l'équipe Bond faisant un geste de la main dans les bureaux de l'entreprise

Amélioration de 25 % du taux d'engagement des candidats et maintien de conditions de recrutement équitables

Sur certains postes, les candidats qui réussissent la première étape de recrutement passent généralement à une deuxième étape où ils doivent remplir des documents chez eux. Avant, Brittney Harvey leur envoyait des documents Google. Cependant, explique-t-elle, “je me suis rendu compte que je ne pouvais pas savoir si les candidats regardaient ces documents ou non.” Elle avait donc plus de difficultés à identifier et prioriser les candidats à relancer.

Maintenant, avec DocSend, Brittney Harvey peut voir si quelqu'un a récemment passé du temps sur un document. Et si ce n'est pas le cas, elle peut contacter la personne pour vérifier si elle est toujours intéressée par le poste. “DocSend nous a permis d'augmenter de 25 % le nombre de candidats qui nous renvoient les documents demandés, car nous pouvions les relancer au bon moment.”

De plus, la protection offerte par DocSend empêche les candidats de partager ces documents avec d'autres personnes intéressées par le poste. Brittney Harvey peut définir des délais de validité pour les liens et bloquer tout téléchargement. En évitant ainsi que les fichiers soient consultés par d'autres personnes, elle est en mesure d'assurer un processus de recrutement équitable pour tous les candidats potentiels.

Préparer les entretiens avec les candidats à l'aide de statistiques

Il peut être difficile, en tant que recruteur ou en tant que responsable du recrutement, de savoir exactement à quel point un candidat connaît votre entreprise ou d'anticiper les questions qu'il pourrait avoir lors d'un entretien. Tout comme les candidats, les employeurs veulent faire bonne impression lors des entretiens afin de recruter les meilleurs talents.

Brittney Harvey et les responsables du recrutement chez Bond sont en mesure d'aborder chaque entretien en se sentant préparés, en sachant ce qui, dans l'entreprise, pourrait intéresser les candidats, et en étant capables d'anticiper les questions. Par exemple, avant un entretien, Brittney Harvey peut voir qu'un candidat a passé plus de temps sur la diapositive relative à la culture du dossier de recrutement, ce qui lui permet d'insister sur ce point au cours de la conversation. “Être capable de voir ce qui intéresse le plus le candidat est très important. Je peux indiquer aux autres recruteurs sur quoi ils doivent insister ou les questions que les candidats sont susceptibles d'avoir”, explique Brittney Harvey.

Dans un marché de l'emploi en constante fluctuation, il peut être difficile de savoir où en est un candidat, surtout lorsqu'il y a d'autres offres sur la table. Savoir si oui ou non un candidat de premier plan est enclin à signer une offre permet aux recruteurs de mieux gérer leur temps. Brittney Harvey, elle, est en mesure d'évaluer l'intérêt des candidats dans les dernières étapes du processus de recrutement avec DocSend. “C'est un plaisir de pouvoir annoncer à mon équipe qu'un candidat de premier plan, ayant reçu plusieurs offres, a consulté à nouveau les fichiers que nous lui avons transmis. Cela signifie qu'il s'intéresse à nous et qu'il est peut-être temps de l'appeler pour voir s'il a des questions.” Brittney Harvey utilise DocSend en amont pour indiquer aux recruteurs si un candidat est susceptible d'accepter une offre d'emploi.

Si je vois qu'un candidat a passé beaucoup de temps sur une partie particulière de notre présentation de recrutement, comme les diapositives sur la culture ou les détails techniques de notre produit, je m'en sers pour orienter ma conversation et mes décisions, par exemple pour décider avec qui il devra s'entretenir ensuite. Les statistiques me permettent vraiment d'offrir une expérience plus personnalisée aux candidats.

Brittney Harvey, recruteuse chez Bond

Dropbox héberge les documents des employés après leur intégration de façon sécurisée

Lorsque de nouveaux employés débutent dans une entreprise, les responsables des ressources humaines les guident dans l'examen et la signature de nombreux documents d'intégration. Il est essentiel que les équipes RH puissent s'appuyer sur une plateforme cloud sécurisée pour organiser les fichiers et les documents d'intégration.

Chez Bond, à l'arrivée d'un nouvel employé, les responsables RH peuvent rassembler tous ses documents d'intégration dans Dropbox. “Nous utilisons Dropbox pour gérer les documents de nos employés : promesses d'embauche, accords signés et pratiquement tout ce qu'ils ont besoin de signer.” Bond s'appuie sur le cloud sécurisé de Dropbox pour synchroniser les fichiers et stocker tous les documents internes de façon sécurisée, afin de pouvoir se concentrer sur ses objectifs. “Nous apprécions vraiment la façon dont Dropbox organise tous nos fichiers et nous permet d'organiser nos dossiers comme bon nous semble. Notre équipe juridique compte sur Dropbox pour que seules les personnes autorisées puissent accéder aux documents internes, grâce à une protection par mot de passe.” Pour une entreprise en pleine croissance comme Bond, la sécurité et la simplicité sont essentielles pour partager des fichiers de n'importe où.

Chez Bond, les recruteurs s'appuient sur DocSend pour partager de façon sécurisée des documents sensibles avec les candidats, et l'équipe des ressources humaines stocke de façon sécurisée les contrats signés par les employés dans Dropbox. Les deux produits permettent ainsi à ces équipes d'évoluer au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise.

 

Partage de documents sécurisé et statistiques en temps réel

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