Trabajar con agencias creativas debe ser tan bueno como el producto final que creen juntos. Pero perseguir la presentación de documentos, los comentarios, los recursos y las actualizaciones de estado puede interponerse en el envío de archivos entregables o saltar a la siguiente llamada inicial con una sonrisa.
Aquí tienes cinco formas en que Dropbox puede ayudar a los equipos a superar los obstáculos más difíciles de la colaboración, lo que se traduce en asociaciones más felices y en una creatividad estelar.
1. Acelera la presentación de documentos
Reconozcámoslo: la mayoría de los dolores de cabeza en el ámbito del marketing se deben a que los plazos están demasiado cerca para trabajar con comodidad. Claro, el equipo puede hacerlo realidad. Sin embargo, primero la agencia debe firmar la documentación, los trabajadores independientes deben confirmar sus tarifas diarias y el talento no puede comenzar hasta que firmen un acuerdo de confidencialidad.
Para evitar retrasos en la presentación de documentos que los plazos no pueden acomodar, prueba las firmas electrónicas de Dropbox Sign. Confía en los recordatorios integrados (en lugar de etiquetas de teléfono o correo electrónico) para mantener los contratos en marcha y permitir que las partes firmen rápidamente desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. En vez de descargar, firmar y volver a adjuntar archivos PDF, las partes interesadas ocupadas pueden firmar con unos cuantos clics antes de que se aparten de su propósito. De hecho, los contratos se pueden registrar hasta un 80 % más rápido con las firmas electrónicas que con los formularios tradicionales impresos.
Para los acuerdos que se utilizan con frecuencia, considera la posibilidad de crear plantillas, formularios de distinta índole que se pueden configurar una sola vez y enviar fácilmente con cada nueva asociación. Tanto si incorporas a algunos contratistas nuevos al año como a docenas todos los meses, notarás una diferencia significativa en el trabajo administrativo.
2. Simplifica las revisiones
Han quedado atrás los días en los que se revisaba el trabajo creativo en un caballete en una sala de conferencias. Los recursos creativos de hoy pueden aparecer en tu bandeja de entrada en una amplia variedad de formatos y tamaños según el proyecto.
No tienes que seguir comprando nuevos programas para revisar el trabajo ni pasar 20 minutos descargando un archivo lleno de animaciones. Pide a tus agencias asociadas que compartan sus presentaciones con Dropbox para que puedas acceder a ellas con un vínculo.
Con Dropbox, puedes consultar todo tipo de archivos creativos, como PSD y PDF en la nube, y comentar directamente en los archivos para que tus comentarios sean claros. Si estás revisando proyectos de video y audio, prueba Dropbox Replay, que permite que todos marquen el mismo video con notas o comentarios con código de tiempo para que el equipo se mantenga en sintonía.
3. Organiza los recursos en un solo lugar
Hacer un seguimiento de todos los recursos necesarios en un proyecto de marketing multicanal puede hacer girar la cabeza de cualquiera. Si estás creando anuncios en redes sociales o banners, puedes tener una lista interminable de tamaños de recursos. Y si estás trabajando en múltiples mercados, las traducciones solo pueden agregarse a la montaña de los archivos entregables.
Evita la confusión del equipo creando una lista de verificación clara de todos los archivos entregables necesarios por plataforma, tamaño y tipo al comienzo del proyecto. Luego, proporciona una ubicación central para que la agencia cargue todos sus recursos y organízalos en carpetas y subcarpetas que coincidan con tu lista de verificación.
Si un archivo se pierde y necesita recuperarse, Dropbox conserva una copia de seguridad de los archivos eliminados. Así, cuando llegue el momento de salir a la luz, todo estará donde debe estar.
4. Saca las reuniones del calendario
Comunicarte con tu agencia asociada de forma periódica es clave para una comunicación clara. Sin embargo, si tu horario está lleno de reuniones tanto internas como externas, puede que no te quede tiempo para hacer el trabajo que en verdad debes hacer. Mientras tanto, compartir comentarios complejos por correo electrónico a menudo puede generar malentendidos o llamadas de seguimiento adicionales para aclarar puntos imprecisos.
Recupera tu calendario programando “horas de oficina” preestablecidas con tu agencia dos o tres veces por semana para revisar el trabajo en curso. De este modo, tanto la agencia como tú dispondrán de un tiempo determinado para centrarse en el trabajo conjunto, en lugar de organizar pequeñas reuniones cuando tengas un hueco libre.
Si hay más trabajo del que cabe en la franja horaria o la agencia no siempre puede hacerlo, Dropbox Capture te permite compartir comentarios a través de grabaciones de pantalla y mensajes de video. Puedes hablar de tus comentarios y agregar anotaciones, y luego la agencia puede revisar el video cuando le convenga. Tomar la reunión asíncrona puede beneficiar a los colaboradores que podrían estar en una zona horaria diferente y no tendrán que comunicarse después de la cena para una llamada de comentarios de la ronda 3.
5. Comparte actualizaciones de estado en tiempo real
Cuando estás haciendo malabarismos con múltiples proyectos de la agencia que están todos en diferentes etapas, puede parecer que tu cerebro “de estado” está en sobrecapacidad. Si bien tu agencia puede enviarte un correo electrónico de estado diario o semanal para mantenerte al tanto, puede quedar fácilmente enterrado en tu bandeja de entrada, dejándote buscando cuando por fin tienes tiempo.
Utiliza la nube a tu favor y crea un documento de estado en línea para que tanto tu equipo interno como externo puedan actualizarlo. Cuando lo guardes en Dropbox, podrás comprobar cuándo lo cambió el equipo de la agencia por última vez y ver los cambios en la versión para saber qué se ha actualizado.
Este sistema también facilitará la incorporación de otras personas internas en un proyecto. Tanto si te apoyan como si solo te cubren mientras estás de vacaciones, solo debes compartir el vínculo para que puedan acceder a él. Es posible que no sepas lo que está sucediendo con cada proyecto en todo momento, pero siempre sabrás dónde buscar una comprobación rápida del estado.
