Bond optimiza su proceso de contratación

Esta empresa emergente de tecnología financiera ha duplicado su tamaño año tras año. Su equipo necesitaba una forma segura de enviar y realizar un seguimiento de las presentaciones y asignaciones con posibles candidatos para el puesto.

Ilustración de un escritorio con un documento verde firmado

Aspectos generales

La misión de Bond es acelerar el ritmo de la innovación financiera y el acceso al capital. Bond hace que sea fácil para las empresas ofrecer productos financieros que cumplan con la normativa al hacer que sea más intuitiva la integración con proveedores financieros y los bancos a menudo anticuados. Ante un crecimiento masivo que provoca la necesidad de rápidas contrataciones, Bond confía en DocSend para compartir información de forma segura con posibles candidatos durante la entrevista y el proceso de contratación.

El desafío

Antes de DocSend, Brittney Harvey, reclutadora de Bond, enviaba a los candidatos para el empleo presentaciones de contratación, así como asignaciones de tareas para roles vacantes, como adjuntos de correo electrónico o archivos de Google Drive. En un mercado altamente sensible y competitivo, a Brittney le preocupaba a veces que la información llegara a manos equivocadas. Esto llevó a la búsqueda de una solución de uso compartido más segura para documentos externos durante el proceso de contratación.

La solución

El equipo recurrió a la solución segura para compartir documentos de DocSend con el objetivo de proteger las presentaciones confidenciales y los estudios de casos que se enviaban a los candidatos durante el proceso de contratación.

Control del acceso a documentos confidenciales con candidatos

Desarrollar la función de reclutamiento en una empresa emergente en crecimiento no es una tarea fácil. Brittney quería asegurarse de que la seguridad y la facilidad fueran las principales prioridades al compartir información con los candidatos. Durante el proceso de entrevista inicial en Bond, Brittney envía una presentación general que comparte información sobre la empresa y el producto. A veces, los candidatos pueden tener entrevistas con competidores o provenir de industrias similares, por lo que es importante que estas plataformas de productos se mantengan seguras y alejadas de las personas incorrectas.

"Es genial que pueda exigir una dirección de correo electrónico para ver los documentos. Si ocurre que un vínculo de DocSend cae en manos equivocadas y veo una dirección de correo electrónico desconocida, puedo eliminar rápidamente el acceso a ese vínculo".

- Brittney Harvey, reclutadora, Bond
Brittney Harvey

Con DocSend, Brittney puede recuperar la seguridad y el control de quién accede a la información de la empresa. “Me encantan las notificaciones por correo electrónico que recibo. Puedo hacer una verificación cruzada para asegurarme de que los candidatos que están viendo los documentos también estén enumerados en nuestro sistema de seguimiento de solicitantes", compartió Brittney. Si Brittney tiene que hacer una actualización en un documento después de enviarlo, puede hacer la corrección fácilmente una vez y cambia automáticamente la versión del archivo. Por lo tanto, Brittney sabe que siempre envía la versión más actualizada de su material de reclutamiento.

Seguimiento con los candidatos interesados en el momento adecuado

Con la aceleración del trabajo remoto y una mayor flexibilidad de opciones para quienes buscan trabajo, el mercado de contratación experimenta un impulso en las aplicaciones que nunca se ha visto antes. Para los reclutadores, hacer un seguimiento de los candidatos interesados en el momento adecuado puede marcar una diferencia increíble. Antes de usar DocSend, Brittney tenía dificultades para determinar qué candidatos estaban realmente interesados. Con los análisis de DocSend, Brittney recibe análisis y notificaciones página por página cuando alguien está viendo un documento que ha compartido. Brittney puede usar esta información para realizar un seguimiento en el momento adecuado. Cuanto antes Brittney pueda hacer un seguimiento con un candidato para el que Bond sea la primera opción, más probable será que reciba una respuesta positiva.

"Honestamente, el mercado laboral está caótico ahora. Cuanto más rápido podamos movernos, más rápido podremos retener a los grandes talentos. Tener una herramienta como DocSend es vital para reclutar a la competencia".

- Brittney Harvey, reclutadora, Bond
El equipo de Bond saluda en su oficina

Impulsar los índices de compromiso de los candidatos en un 25 % y mantener un proceso de contratación justo

Una vez que un candidato logra pasar la selección inicial del reclutador, generalmente para algunos roles, se le da una tarea para hacer en el hogar. Anteriormente, Brittney compartía la tarea con los candidatos como un documento de Google. Sin embargo, según dijo: “Me di cuenta de que no podía hacer un seguimiento de quién había mirado o no ese documento”. Sin poder hacer un seguimiento del compromiso del candidato con la tarea, a Brittney se le dificultaba priorizar a qué candidatos hacerles un seguimiento.

Ahora, con DocSend, Brittney puede ver si, últimamente, alguien pasó un tiempo mirando la tarea. Si alguien no ha visto la tarea para el hogar, Brittney puede ponerse en contacto con él y validar el interés en el rol. “DocSend nos ha ayudado a aumentar la cantidad de personas que respondieron a nuestra tarea para el hogar en un 25 %, porque pude hacer un seguimiento en el momento adecuado”.

El nivel adicional de protección en DocSend evita que los candidatos compartan tareas con otras personas interesadas en el rol vacante. Brittney puede establecer vincular fechas de vencimiento, así como desactivar la capacidad de descargar la tarea. Al evitar que los documentos se envíen a otras personas, Brittney es capaz de mantener un proceso de contratación justo para todos los candidatos potenciales.

Análisis para ayudar a informar las conversaciones con los candidatos

Puede ser un desafío como reclutador o como gerente de contratación saber exactamente cuánto conoce el candidato a tu empresa, o anticipar qué preguntas podrían tener al ingresar a una entrevista. Así como un candidato quiere causar una primera impresión positiva, los empleadores también quieren dar lo mejor de sí mismos durante el proceso de entrevista para contratar a los mejores talentos.

Brittney y los gerentes de contratación de Bond pueden ingresar preparados a cada entrevista, sabiendo qué parte de la empresa podría interesar a los candidatos y dónde anticiparse a las preguntas. Por ejemplo, antes de una entrevista, Brittney podría ver que un candidato ha pasado más tiempo en la diapositiva de cultura de la presentación de reclutamiento, por lo que sabe que tiene que hacer énfasis en estos elementos en sus conversaciones con este candidato. “Poder ver qué es lo que más le interesa al candidato es muy importante. Puedo informar a otros entrevistadores sobre en qué áreas hay que presionar o sobre qué candidatos podrían tener preguntas", comentó Brittney.

En un mercado laboral en constante fluctuación, puede ser difícil saber la postura de un candidato, especialmente cuando podría haber otras ofertas disponibles. Saber si un candidato principal está por decidirse a aceptar una oferta permite a los reclutadores saber dónde dedicar su tiempo. Brittney puede medir el interés de los candidatos en las últimas etapas del proceso de contratación con DocSend. "Me encanta poder informar a los gerentes de contratación las buenas noticias cuando un candidato principal que tiene múltiples ofertas vuelve a revisar nuestro material. Eso significa que todavía nos está considerando y ahora podría ser un buen momento para llamarlo y ver si tiene alguna pregunta”. Brittney usa DocSend como un indicador temprano para los gerentes de contratación sobre si es probable que un candidato firme una carta de oferta.

Si veo que un candidato ha pasado mucho tiempo en una parte particular de nuestra presentación de reclutamiento, como diapositivas sobre la cultura o los detalles técnicos de nuestro producto, lo uso para guiar mi conversación y decisiones como con quién debería hablar a continuación. Los análisis realmente me permiten ofrecer una experiencia de candidato más personalizada.

- Brittney Harvey, reclutadora, Bond

Dropbox almacena de forma segura los documentos de los empleados después de la incorporación

Cuando los nuevos empleados comienzan a trabajar en una empresa, los gerentes de recursos humanos los guían a través de la revisión y la firma de muchos documentos de incorporación diferentes. Es crucial que los gerentes de recursos humanos puedan confiar en una plataforma segura en la nube para organizar los archivos y los documentos de incorporación.

Para Bond, cuando se incorpora un nuevo empleado, los gerentes de recursos humanos recopilan todos los nuevos documentos de incorporación mediante Dropbox. "Usamos Dropbox para administrar los documentos de nuestros empleados: cartas de oferta, acuerdos firmados y prácticamente cualquier cosa que hayas firmado como empleado". Bond confía en la sincronización de archivos y capacidades de almacenamiento seguros en la nube de Dropbox para alojar de forma segura todos sus documentos internos, de modo que la organización pueda centrarse de manera eficaz en sus objetivos más importantes. “Nos gusta mucho cómo Dropbox organiza todos tus archivos y cómo puedes organizar fácilmente las carpetas. Nuestro equipo legal confía en Dropbox para asegurarse de que solo las personas adecuadas accedan a los documentos internos con protección mediante contraseña". Para una empresa en crecimiento como Bond, la seguridad y la simplicidad son fundamentales para compartir archivos estés donde estés.

En Bond, mientras que los reclutadores confían en DocSend para compartir de forma segura documentos confidenciales con los candidatos, el equipo de recursos humanos almacena de forma segura los contratos firmados de los empleados en Dropbox. Ambos productos juntos mantienen en movimiento al equipo de personal de Bond, mientras continúan creciendo y escalando.

 

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