Sleepless Media optimiza propuestas y recursos creativos

Esta agencia, que ofrece una completa oferta de servicios de diseño web y personalización de marcas, buscaba una forma de controlar y organizar las propuestas de los clientes, los acuerdos de servicio y los esbozos de diseño.

Encontraron la combinación perfecta para ellos: DocSend y Dropbox.

Siete personas alrededor de una hoguera en la playa en una noche estrellada.

Fondo

Sleepless Media es una agencia de diseño y desarrollo web integral que ofrece experiencias de marca innovadoras en sitios web personalizados y adaptables. A la hora de desarrollar ideas creativas para una gran cartera de clientes, incluidos Levi Strauss, Lenny & Larry's y Breeo, Sleepless Media confía tanto en Dropbox como en DocSend para compartir de forma segura propuestas de proyectos y archivos creativos con posibles clientes.

El reto

Antes de utilizar DocSend, Jon Cattivera, director general y responsable creativo de la agencia, enviaba como adjuntos de correo las propuestas de asociación y los archivos. A medida que su lista de clientes iba creciendo, Jon necesitaba una solución con capacidad de ampliación para controlar mejor el proceso de la propuesta. Además, buscaba una plataforma más sólida que le permitiera personalizar y organizar los elementos de diseño.

La solución

Jon recurrió, por un lado, a DocSend para enviar de forma segura las propuestas de venta a posibles clientes, así como para hacerles un seguimiento; y, por otro, a Dropbox para compartir archivos creativos.

Las estadísticas avanzadas de las propuestas de los clientes acortan los ciclos de venta

Como profesional creativo que lidera una empresa de diseño y desarrollo web que se dirige a marcas internacionales, Jon hace malabarismos con sus numerosas responsabilidades para ofrecer el mejor servicio posible a sus clientes. Hacer un seguimiento con un cliente potencial en el momento adecuado es fundamental, especialmente a la hora de cerrar un contrato nuevo. Sin embargo, al trabajar con un tiempo limitado, Jon debe ser cauto y considerado al compartir propuestas de proyectos y revisar las descripciones de las tareas de los clientes potenciales. Antes, Jon no tenía información sobre si estos clientes potenciales revisaban las propuestas que enviaba. "No tenía ni idea de quién estaba interesado en trabajar con nosotros después de las primeras reuniones. Quería saber de alguna forma si los posibles clientes iban en serio a la hora de asociarse con nosotros", comenta Jon.

Tras la prueba gratuita de DocSend, se dio cuenta al instante del impacto que tenían las estadísticas de documentos de DocSend. Ahora, sabe exactamente qué clientes potenciales están realmente interesados en colaborar con la agencia gracias a las actualizaciones y notificaciones por correo electrónico que recibe en tiempo real cuando consultan las propuestas de proyecto. Además, puede ver si las personas han reenviado sus archivos a la gente adecuada de la empresa. En lugar de dedicar semanas a la tediosa tarea de buscar a la persona ideal con la que ponerse en contacto, Jon puede averiguar quién es rápidamente y hacer el seguimiento correspondiente. "DocSend nos muestra quiénes son los otros responsables de la toma de decisiones, lo que nos ha devuelto un tiempo muy valioso que podemos dedicar a lo que mejor hacemos: diseños creativos y desarrollo de la mejor calidad".

"DocSend nos enseña exactamente qué posibles clientes interactúan con las propuestas y, por ende, quiénes están interesados en trabajar con nosotros. Me encanta recibir en tiempo real una notificación por correo cuando alguien consulta una propuesta; me ayuda a dar prioridad al seguimiento estratégico y anticiparme a posibles preguntas".

Jon Cattivera, director general y responsable creativo, Sleepless Media
Jon Cattivera de Sleepless Media

Las presentaciones intuitivas afianzan las relaciones con los clientes

Los clientes potenciales suelen consultar varias agencias, por lo que es importante que las empresas de diseño y desarrollo destaquen entre la competencia. Jon confía en DocSend para enseñar propuestas personalizadas de forma profesional, lo que ofrece a su agencia una ventaja única. "Presento mis propuestas directamente en DocSend porque me permite compartir la ventana del navegador web, y no toda la pantalla. DocSend me permite pasar de un sitio web a mi PDF en una misma ventana, en vez de tener que ir de un lado a otro para tratar de encontrar el archivo correcto fuera del navegador web o tener que compartir toda la pantalla".

 

Formalizar acuerdos marco de servicios con la firma electrónica

Como empresa de diseño y desarrollo creativo en pleno crecimiento y con un carácter muy dinámico, Sleepless Media trabaja con una serie de clientes con visiones específicas, que a menudo se reflejan en la descripción de los trabajos. Jon alucinó cuando descubrió que podía llevar a cabo contratos marco de servicios y descripciones de trabajos con la función de firma electrónica de DocSend. "Ya había mirado DocuSign anteriormente, pero era demasiado complicado. Necesitaba una forma sencilla de llegar a acuerdos con clientes", afirma Jon. Cuando un cliente acepta asociarse con Sleepless Media, Jon le envía un contrato para que lo firme directamente en DocSend. "Los clientes pueden revisar fácilmente su propuesta y ejecutar el acuerdo en una misma herramienta utilizando la firma electrónica de DocSend, sin tener que estar cambiando de software", comenta Jon.

Además, en el sector creativo, puede pasar que los hitos y las entregas cambien. Cuando tienes una larga lista de clientes, la gestión de las órdenes de cambio puede llegar complicarse, pero Jon es capaz de organizar todos los acuerdos de clientes ya ejecutados en las carpetas de DocSend.

La firma electrónica de DocSend consigue que el proceso de negociación y cierre sea intuitivo tanto para nosotros como para nuestros clientes. Puedo añadir los campos necesarios y enviar acuerdos esenciales que nos permiten establecer relaciones a largo plazo con nuestros clientes.

Jon Cattivera, director general y responsable creativo, Sleepless Media

Almacenar recursos e ideas creativas de la marca del cliente en Dropbox

Trabajar con una amplia gama de empresas requiere estar al tanto de sus archivos de carácter creativo. Jon confía en Dropbox Business para organizar todos los logotipos y los principales elementos del diseño de sus clientes. Cuando una marca acepta trabajar con Sleepless Media, Jon crea una carpeta de Dropbox que contiene todo lo que necesita para la colaboración. "Con tantos clientes diferentes, Dropbox nos facilita encontrar rápidamente cualquier recurso creativo que necesitemos para un proyecto". Guardamos en la plataforma todos nuestros archivos de Sketch, archivos de diseño de gran tamaño y recursos de personalización de la marca", comenta Jon.

Independientemente de dónde se encuentren los miembros del equipo, el personal del grupo Sleepless Media puede trabajar de forma flexible y realizar cambios en los archivos guardados en Dropbox. En un sector en el que surgen cambios continuamente, Jon y su equipo mantienen todos los archivos al día de forma segura con el almacenamiento en la nube de Dropbox. Al confiar tanto en Dropbox como en DocSend, Sleepless Media sigue protegiendo los acuerdos de asociación y ofreciendo diseños web innovadores para una lista cada vez mayor de clientes.

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