Cómo crear asociaciones sólidas con las agencias creativas

Descubre cómo Dropbox puede ayudarte a lidiar con la parte complicada de la colaboración con los proveedores, a hacer que la relación con ellos sea más fácil y a que todo fluya.

Dos personas en una oficina discutiendo sobre lo que aparece en la pantalla de su ordenador.

Al trabajar con agencias creativas, deberías experimentar la misma sensación de satisfacción que la que te produce el producto final que creáis juntos. No obstante, las dificultades para recopilar el papeleo, los comentarios, los recursos y las actualizaciones de estado pueden entorpecer el envío de las entregas o hacer que acudas a la llamada del siguiente proyecto con poca motivación.

Te presentamos cinco formas en las que Dropbox ayuda a los equipos a superar los principales obstáculos a la hora de colaborar a fin de lograr asociaciones más satisfactorias y un resultado creativo espectacular.

1. Acelera la gestión del papeleo 

Admitámoslo: la mayoría de los quebraderos de cabeza en el ámbito del marketing se deben a que los plazos de entrega son muy ajustados. Es evidente que el equipo los puede cumplir. Pero primero hace falta que la agencia firme toda la documentación y que los autónomos confirmen sus tarifas diarias; además, nadie puede ponerse a trabajar sin que se haya firmado antes un acuerdo de confidencialidad.

Prueba las firmas electrónicas de Dropbox Sign para que el papeleo no te impida cumplir con los plazos. Usa los recordatorios integrados (en lugar del teléfono o las etiquetas del correo) para gestionar los contratos, y permite que las partes interesadas firmen rápidamente desde cualquier lugar y dispositivo. En vez de descargar, firmar y volver a adjuntar los PDF, las partes interesadas, que suelen estar siempre muy ocupadas, pueden firmar los documentos con unos pocos clics y pasar a lo siguiente. De hecho, los contratos pueden firmarse hasta un 80 % más rápido con la firma electrónica que con los formularios tradicionales en papel.

Si hay acuerdos que usas con frecuencia, te recomendamos crear plantillas, es decir, formularios modelo que diseñarás una sola vez y que podrás usar fácilmente con cada nueva colaboración. Notarás mucha diferencia en la carga administrativa, ya sea que incorpores unos pocos proveedores al año o docenas de ellos cada mes.

2. Simplifica las revisiones

Lo de tener que reunir a todos en una sala para revisar en un caballete el trabajo creativo ha pasado a la historia. Los recursos creativos actuales pueden llegar en tu bandeja de entrada en una amplia gama de formatos y tamaños, dependiendo del proyecto.

Deja de comprar software nuevo para revisar el trabajo y de esperar 20 minutos cada vez que descargas un archivo lleno de animaciones. Pide a tus agencias colaboradoras que compartan sus presentaciones con Dropbox para que puedas acceder a ellas a través de un enlace.

Con Dropbox, podrás consultar todo tipo de archivos creativos, como PSD y PDF, en la nube y añadir tus comentarios directamente en ellos para que quede todo claro. Si revisas proyectos de vídeo y audio, prueba a usar Dropbox Replay, que permitirá a todos los participantes añadir comentarios y anotaciones por tiempo en el mismo vídeo para que el equipo esté al día de todo.

3. Organiza los recursos en un mismo lugar

Tener que hacer un seguimiento de todos los recursos necesarios para un proyecto de marketing multicanal desespera a cualquiera. Si vas a crear anuncios para redes sociales o banners, puede que tengas una lista interminable de tamaños de recursos. Y, si trabajas en varios mercados, las traducciones ampliarán la montaña de entregas.

Ahorra confusiones al equipo creando una lista de verificación clara de todas las entregas necesarias ordenadas por plataforma, tamaño y tipo al inicio del proyecto. A continuación, proporciona una ubicación central para que la agencia suba todos sus recursos y organízalos en carpetas y subcarpetas que coincidan con tu lista de verificación.

Si se pierde un archivo y es necesario recuperarlo, ten en cuenta que Dropbox guarda una copia de seguridad de los archivos eliminados. De esta manera, cuando llegue el momento de la entrega, todo estará donde se supone que debe estar.

4. Elimina las reuniones del calendario

Las comprobaciones rutinarias con tu agencia colaboradora son esenciales para que exista una comunicación clara. Pero, si tu agenda está repleta de reuniones internas y externas, puede que no te quede tiempo para hacer el trabajo real. Paralelamente, compartir comentarios complejos por correo electrónico puede generar malentendidos o llamadas de seguimiento adicionales para aclarar cosas.

Recupera tu calendario programando dos o tres "horas hábiles" por semana preestablecidas con tu agencia para revisar el trabajo que se esté realizando. De este modo, tanto tú como la agencia dispondréis de un tiempo determinado para centraros en el trabajo conjunto en lugar de ir organizando pequeñas reuniones en los huecos libres.

Si hay demasiado trabajo como para revisarlo en esa franja horaria o la agencia no puede acudir a las reuniones, usa Dropbox Capture para compartir comentarios mediante grabaciones de pantalla y mensajes de vídeo. Podéis discutir sobre los comentarios y añadir anotaciones, y la agencia podrá revisar el vídeo cuando le vaya mejor. Realizar las reuniones de forma asíncrona beneficiará a los colaboradores que se encuentren en otra zona horaria, ya que no tendrán que asistir después de cenar a una llamada de comentarios de la tercera ronda, por ejemplo.

5. Comparte las actualizaciones de estado en tiempo real

Tener que hacer malabares con diferentes proyectos de varias agencias en distintas fases puede acabar saturándote. Los correos que tu agencia te envía cada día o semana sobre el estado de los proyectos para mantenerte al tanto pueden pasar fácilmente desapercibidos en tu bandeja de entrada, y te resultará un auténtico engorro tener que buscarlos luego.

Aprovecha la nube y crea un documento de estados online para que tanto los equipos internos como los externos puedan actualizarlo. Cuando lo guardes en Dropbox, podrás comprobar cuándo fue la última vez que el equipo de la agencia lo modificó y ver los cambios de versión para consultar las actualizaciones.

Este sistema también facilitará la incorporación de otras personas internas a los proyectos. Para que estas puedan acceder al contenido, solo tendrás que compartir con ellas el enlace, tanto si se incorporan para ayudarte como si simplemente van a cubrirte en tus vacaciones. Puede que no sepas lo que sucede con cada proyecto en todo momento, pero siempre sabrás dónde hacer una comprobación rápida del estado.