Una mejora de seguridad conlleva ventajas adicionales para Aquamarine Capital

Este fondo de inversión sincroniza, comparte y protege sus documentos y mensajes con Dropbox y DocSend.

Unas manos introducen una combinación en un candado

El contexto de la empresa

Aquamarine es una asociación de inversión inspirada en las asociaciones iniciales de Buffett de los años 50, dirigida por Guy Spier, que sigue una réplica estrecha de las reglas originales de la asociación original. Este fondo de inversión, que gestiona millones de dólares en activos, está en pleno crecimiento y confía en DocSend para gestionar de forma segura sus mensajes con clientes potenciales y otras personas externas a la empresa.

El reto

Antes de usar Dropbox y DocSend, David Jud, director financiero de Aquamarine, comentaba que su organización dependía de sistemas anticuados para almacenar y compartir archivos internamente con su equipo global. Además, buscaba una forma más segura de compartir de forma externa y hacer un seguimiento de los informes con inversores, clientes potenciales y otros perfiles.

La solución

David recurrió a la solución de sincronización de archivos de Dropbox y a la plataforma de intercambio seguro de documentos de DocSend. Su objetivo era unificar el almacenamiento de contenido de la empresa, así como comunicarse de forma segura con clientes potenciales y otras personas que no pertenecen a la empresa.

Una forma ágil de sincronizar y compartir archivos con Dropbox

Como parte de un equipo distribuido internacional que trabaja muy rápido y que gestiona un fondo de inversión, David colabora constantemente con sus compañeros de equipo y se comunica con inversores, clientes potenciales y otros perfiles externos. Inicialmente, Aquamarine usaba un software anticuado para guardar y realizar copias de seguridad de los archivos. "Teníamos muchos problemas con nuestro sistema de almacenamiento de archivos. No podíamos compartir archivos con personas ajenas a nuestra empresa, ni consultar los documentos que se abrían en un navegador web", añade David. Sin una plataforma segura para compartir documentos, era "un reto para nosotros comunicarnos con personas externas a nuestra organización", comenta David. El equipo de Aquamarine necesitaba un sistema basado en la nube para sincronizar y almacenar sus archivos desde cualquier lugar.

Cuando se pasaron a Dropbox hace varios años, experimentaron de inmediato las ventajas de un sistema diseñado específicamente para realizar copias de seguridad automáticas de todos sus documentos importantes y estudios de inversión. "Alguien de nuestro equipo de Estados Unidos podría estar trabajando en el estudio de inversores y que un compañero de Suiza añadiera comentarios al mismo tiempo", comenta David. Dropbox se ha convertido en la plataforma de almacenamiento de archivos para el equipo, ya que facilita la colaboración desde cualquier lugar. "Estamos muy contentos con Dropbox", añade David.

"Nos facilita la sincronización de documentos importantes en la nube directamente desde nuestro escritorio. No importa dónde esté trabajando, siempre tengo acceso a la versión más actualizada del archivo".

David Jud, responsable financiero de Aquamarine
David Jud

Compartir informes de forma segura en DocSend

David puede subir documentos en DocSend y crear enlaces protegidos para que personas ajenas a la organización puedan acceder a informes, documentación técnica y fichas informativas del sector. Los archivos de DocSend están protegidos con una lista de correos electrónicos permitidos, fechas de vencimiento y protección con contraseña adicional, lo que limita el acceso para que solo puedan consultarlos las personas autorizadas. Estos documentos, originalmente alojados en Dropbox para la colaboración interna, se comparten luego externamente mediante DocSend. Antes de que un destinatario abra un documento, firma un acuerdo de confidencialidad también en DocSend con un solo clic. En lugar de gestionar varios documentos y enlaces, el acuerdo de confidencialidad de Aquamarine está integrado de forma personalizada en la consulta de documentos dentro de DocSend. Toda esta protección no solo da tranquilidad a Aquamarine, sino que permite una experiencia de usuario ideal.

El acuerdo de confidencialidad de DocSend nos permite compartir estudios del sector con compañeros mediante un solo clic. Los responsables de financiación y los inversores pueden acceder a sus acuerdos de confidencialidad firmados una vez se hayan finalizado para facilitar el registro de auditoría.

David Jud, responsable financiero de Aquamarine

Hacer un seguimiento de la participación de los usuarios con liderazgo de opinión

Durante la pandemia de COVID-19, Guy Spier, socio directivo de Aquamarine, lanzó un pódcast llamado Education of a Value Investor (La formación de un inversor de valor) Spier, inspirado en el título de su libro, que lleva el mismo nombre, mantiene conversaciones con influyentes líderes de opinión, que abarcan desde estrategias de inversión, mindfulness, aprendizaje automático y mucho más. El pódcast se ha convertido en una piedra angular de la forma en que la empresa da a conocer y nutre su red.

Aunque Spier y su equipo producían contenido de valor, era difícil hacer un seguimiento de la participación individual de los oyentes que accedían al material alojado en un host externo.

David resuelve este problema de una forma muy innovadora al incluir las transcripciones de los podcasts en DocSend dentro de la descripción de cada episodio. "DocSend es muy cómodo. Subimos las transcripciones de nuestros podcasts en enlaces únicos de DocSend y cada usuario introduce su correo electrónico antes de leerlos", comenta David. Los nuevos oyentes que interactúan con las transcripciones a menudo se convierten en miembros activos de la red de Aquamarine. Con DocSend, David puede hacer un seguimiento de estos usuarios potenciales y de sus recorridos a lo largo del tiempo, a la vez que enriquece la experiencia general de los oyentes permitiendo el acceso al podcast en un formato alternativo. "Puedo recibir notificaciones si determinados episodios están cogiendo impulso y ver quién está interactuando con nuestro contenido", comenta David. Con DocSend el proceso de proteger el contenido es intuitivo, lo que permite a cualquier persona de la empresa crear contenido restringido y realizar un seguimiento de la interacción de los oyentes a lo largo del tiempo, independientemente de su experiencia en marketing técnico.

Integración intuitiva de DocSend con Salesforce

La integración de DocSend con Salesforce simplifica la forma en que David hace un seguimiento de la participación de los usuarios con el contenido. David, que pasa mucho tiempo en Salesforce, está encantado de que todas las interacciones de los espectadores con los estudios de inversores alojados en DocSend se reflejen también en la información de la cuenta en Salesforce. "Me ahorra un montón de tiempo al no tener que estar cambiando de programa. En Salesforce vemos cómo interactúan las personas con los documentos que enviamos". Para David, Salesforce es su fuente principal de información. DocSend enriquece la información básica que obtiene de Salesforce, proporcionando "datos más detallados sobre cómo los contactos interactúan con nuestro contenido", añade David.

Las salas de datos virtuales enriquecen las conferencias de inversores

Guy Spier organiza una conferencia anual con sus compañeros para compartir novedades sobre sus estudios de inversión. Los asistentes presentan sus conclusiones, que son confidenciales, por lo que deben alojarse en un entorno virtual seguro.

David confía en las salas de datos virtuales de DocSend para guardar el material de la conferencia y las presentaciones que se comparten con los asistentes. "Para nosotros es mucho más fácil utilizar una sala de datos de DocSend para almacenar todas las presentaciones de la conferencia, en lugar de enviar veinte enlaces únicos a cada asistente", explica David. Solo una lista de personas autorizadas puede acceder a las presentaciones antes de la conferencia en una sala de datos accesible.

Gracias al potencial que aunan Dropbox y DocSend, Aquamarine dispone de una forma optimizada de actualizar, gestionar y compartir contenido, ya sea con un empleado interno o con una persona externa. "Dropbox y DocSend nos permiten ser extremadamente organizados, discretos y proactivos con toda nuestra gestión de contenidos", afirma David.

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