Die Präsentation der Ergebnisse kreativer Arbeit ist mitunter nicht ganz einfach – insbesondere für Remote-Teams, da keine herkömmlichen Meetings möglich sind.
Virtuelle Events haben während der COVID-19-Pandemie Verbreitung gefunden. Im Gegensatz zur Pandemie sind sie jedoch nicht wieder verschwunden. Sie sind für Einzelpersonen und Unternehmen oft praktischer, da die Teilnehmer keinen langen Anreiseweg für die persönliche Teilnahme hinter sich bringen müssen.
Bei Kreativprojekten wie Videoinhalten ermöglichen virtuelle Vorführungen eine bessere Zusammenarbeit und eine effizientere Kommunikation zwischen Creator und Kunde.
Doch wie funktioniert das? Und was genau ist eine „virtuelle Vorführung“? In diesem umfassenden Leitfaden finden Sie die Antworten auf diese Fragen sowie Tipps und Tricks für die Durchführung virtueller Vorführungen.
Was ist eine „virtuelle Vorführung“?
Eine virtuelle Vorführung ist eine organisierte Session, bei der mehrere Teilnehmer – Kollegen, Agenturen und Kunden oder auch Freunde – sich gemeinsam Videoinhalte ansehen. Je nach Zweck der Vorführung kann es sich bei dem Video um ein Webinar, einen Filme, einen Werbespot oder Schulungsmaterial handeln.
Als Filmemacher können virtuelle Vorführungen bei Verleihern oder den Organisatoren eines Filmfestivals dazu beitragen, dass Ihre Arbeit ein größeres Publikum erreicht.
Da diese Meetings im Internet stattfinden, müssen sich Sie und die anderen Teilnehmer nicht am selben Ort befinden.
Bei Videoprojekten können Projektmitarbeiter und andere Stakeholder die Inhalte gemeinsam durchgehen und so schneller Feedback einholen und umsetzen. Damit ist die finale Version ebenfalls schneller fertig.
Durchführung einer virtuellen Vorführung –Schritt für Schritt
Sie haben das Editing eines Videos abgeschlossen und möchten dieses jetzt einem Kunden präsentieren, um Feedback einzuholen und die nächsten Schritte abzustimmen. Hier erfahren Sie, wie Sie die virtuelle Vorführung Ihres Videoprojekts mit Tools wie Zoom und Dropbox Replay planen und durchführen.
Schritt 1: Auswahl der Vorführplattform
Als Host entscheiden Sie, welche Plattform Sie für die virtuelle Vorführung nutzen möchten. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten. Beachten Sie bei der Auswahl Folgendes:
- Publikum/Teilnehmer: Sind alle Beteiligten bereit, für die Session Software von Drittanbietern oder Erweiterungen zu installieren? Oder ist ein browserbasiertes Tool wie Dropbox Replay eventuell besser geeignet?
- Interaktivität: Sollen die Teilnehmer während der Vorführung im Review-Tools Kommentare abgeben können? Wären framegenaue Anmerkungen und Markup im Bild von Vorteil?
- Sync./Async.: Müssen alle Teilnehmer das Video gleichzeitig sehen können? Wenn nicht, ist eine asynchrone Session unter Umständen einfacher zu handhaben.
Zoom ist eine beliebte und praktische Plattform für virtuelle Events. Viele haben das Tool vermutlich während des COVID-19-Lockdowns kennengelernt, als Meetings nur online stattfinden konnten.
Durch die Integration von Zoom und Dropbox können Sie problemlos Feedback austauschen und in Echtzeit gemeinsam an Videos arbeiten. Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Über Dropbox-Inhalte unmittelbar Zoom-Meetings hinzufügen, ihnen beitreten oder sie starten
- Aufgezeichnete Zoom-Meetings und Transkripte automatisch bei Dropbox speichern
- Bei Dropbox gespeicherte Dokumente, Folien und Bilder in Zoom-Meetings präsentieren
Sie können virtuelle Vorführungen in Zoom veranstalten, indem Sie den Teilnehmern einen Link zu einem Video in Dropbox Replay senden. In diesem browserbasierten virtuellen Vorführraum können alle Teilnehmer das Video gleichzeitig verfolgen und Kommentare sowie Markup zu einzelnen Frames hinzufügen.
Schritt 2: Versenden virtueller Einladungen
Laden Sie die Teilnehmer mindestens eine Woche im Voraus zu der virtuellen Vorführung ein. So haben sie Zeit, ihren Terminkalender vor der Zusage entsprechend abzustimmen.
Kurz vor dem Tag der Vorführung können Sie ergänzend zur Einladungs-E-Mail eine Erinnerung versenden, die Folgendes enthält:
- Streaming-Link oder Link zum Meeting, abhängig von der gewählten Plattform (damit dieser nicht in den E-Mail-Postfächern verloren geht)
- Eine Zusammenfassung dessen, was die Zuschauer/Teilnehmer bei der virtuellen Vorführung erwartet
- Programm, damit alle über den Ablauf informiert sind
- Bei Videoprojekten mit vielen Beteiligten kann eine Tagesordnung für das Online-Screening dazu beitragen, dass die Sitzung konzentriert und organisiert abläuft.
- Sie können eine Begrüßung mit einer Erläuterung zum Projektansatz, Pausen für Fragen oder Diskussionen und Zeit für eine Zusammenfassung sowie Vorschläge für die nächsten Projektschritte am Ende der Vorführung einplanen (z. B. für die Umsetzung des Feedbacks).
Schritt 3: Beginn der Vorführung
Wie bei Präsenzvorführungen können Sie auch bei virtuellen Vorführungen nicht davon ausgehen, dass dieses wirklich genau zum geplanten Zeitpunkt beginnen. Möglicherweise gibt es bei Teilnehmern unerwartete Probleme mit der Internetverbindung oder andere Zugangsprobleme, die zu Verzögerungen führen.
Als Host der Vorführung sind Sie dafür zuständig, dass dies keine größere Störung im Ablauf zur Folge hat.
Sobald alle Teilnehmer dem virtuellen Meeting beigetreten sind, sollten Sie vor dem Beginn der Vorführung noch etwas Smalltalk einplanen. So haben die Reviewer ggf. Gelegenheit, sich kennenzulernen und geben so während der Vorführung bereitwilliger ehrliches Feedback.
Beachten Sie, dass in Dropbox Replay alle Teilnehmer eines Live-Reviews die Audio- oder Videowiedergabe steuern können. Sie sollten als Host darüber nachdenken, ob Sie Beschränkungen hierfür festlegen möchten.
Schritt 4: Einholen von Feedback und Beenden der Vorführung
Feedback ist bei allen Videoprojekten wichtig. Es ist jedoch auf aufwendig, die Kommentaren und sonstigen Aktionen der Reviewer zu sammeln.
Bei Dropbox Replay ist dies jedoch nicht der Fall. Im Gegenteil: Wenn Sie eine virtuelle Vorführung in Replay veranstalten, können die Teilnehmer Anmerkungen zu bestimmten Frames in der Videozeitleiste sowie Markup im Bild hinzufügen.
Anschließend und nachdem die Reviewer Gelegenheit hatten, Fragen zu stellen, ist es an der Zeit, die Vorführung zum Abschluss zu bringen. Sie können abschließende Bemerkungen vorbereiten oder das Sitzungsprotokoll durchgehen, das Sie in Dropbox Paper festgehalten haben.
Reviewer benötigen unter Umständen noch etwas mehr Zeit, sich Gedanken über das Projekt zu machen und sich das Video in Ruhe noch einmal anzusehen. Reviewer können auch nach Ende der Vorführung in Dropbox Replay noch Kommentare und Markup zum Video hinzufügen, sofern sie geeignete Berechtigung erhalten haben.
In Zoom aufgezeichnete Vorführungen werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert, damit Sie diese für die Teilnehmer freigeben können.
Wenn Sie die Live-Review bei Dropbox Replay durchführen, lässt sich das gesammelte gesammelte Feedback viel einfacher verfolgen und umsetzen – insbesondere da Sie Videos hochladen können und direkten Zugriff auf Feedback von Adobe Premiere Pro und anderen Editoren haben.
Problemlose virtuelle Vorführungen mit Dropbox Replay
Dropbox bietet Ihnen alles, was Sie brauchen, um die Zusammenarbeit an Videoprojekten zu fördern, ohne auf Ihre Lieblingstools und -anwendungen verzichten zu müssen.
Mit Dropbox Replay können alle Teilnehmer das Video zur selben Zeit verfolgen und Markups einfügen – die flüssige HD-Videowiedergabe bleibt für alle Teilnehmer synchronisiert.