Wie Sie den Speicherplatz Ihres Teams mit Smart Sync verwalten

Eine Person, die Smart-Sync auf ihrem Laptop verwendet

Wenn Sie die IT-Abteilung eines Teams leiten, wissen Sie, dass neue Tools und Features gleichzeitig Fluch und Segen sein können. Eine neue Aufgabenverwaltungssoftware kann Ihnen zwar helfen, den Überblick zu behalten, aber Ihr Team muss erst lernen, wie die App funktioniert. Ja, ein neues Dateiverwaltungssystem könnte die Produktivität des Teams steigern, aber Sie müssen alle Features verstehen und sie dann allen anderen erklären.


Sie haben ohnehin schon genug zu tun. Deshalb haben wir Smart Sync so konzipiert, dass Sie so arbeiten können, wie Sie es bereits tun, und zwar dort, wo sich Ihr Team bereits wohl fühlt. Hier erfahren Sie, wie Sie mit Smart Sync Speicherplatz für Ihr Team schaffen können, ohne sich mit einem neuen Feature auseinandersetzen zu müssen.

1. Holen Sie sich die Gigabyte Ihres Teams wieder

Angenommen, die persönlichen Festplatten Ihrer Teammitglieder sind bis obenhin voll. Sie wissen, dass sie Dateien von ihren Computern auf ein anderes Gerät oder in einen Cloud-Dienst verschieben können, aber dies ist ein manueller Prozess, der ihren täglichen Arbeitsablauf stört. Und das Jonglieren mit Dateien wird allmählich zur Qual.

Smart Sync hilft dabei, diesen manuellen Prozess zu eliminieren. Sobald Sie Smart Sync aktivieren – ein Programm für den Vorabzugriff für Dropbox Business-Kunden –, kann Ihr Team mit nur wenigen Klicks Dateien oder Ordner für die reine Online-Speicherung markieren. Jedes Teammitglied kann Gigabyte an Festplattenspeicher in seinem eigenen Tempo zurückgewinnen, wann immer dies erforderlich ist. Das Beste daran ist, dass Smart Sync keine zusätzliche Verwaltung oder Speicherplatz von Ihnen, dem Admin, erfordert. Sie müssen es nur aktivieren.

2. Vergessen Sie zusätzliche Schulungen oder neue Arbeitsabläufe

Ihre Teammitglieder benötigen mehr Speicherplatz und weniger Ablenkungen beim Speichern, aber ansonsten sind sie mit ihrer momentanen Arbeitsweise zufrieden. Sie sagen, dass sie bereit sind, sich mit der Situation abzufinden, solange sie ihren aktuellen Arbeitsablauf nicht ändern müssen.

Und da kommt Smart Sync ins Spiel. Smart Sync wurde entwickelt, damit direkt von den Desktops Ihrer Teammitglieder aus gearbeitet werden kann und baut auf der Art und Weise auf, wie die Dateien des Teams bereits organisiert sind. Es sind keine neuen Ordner, keine neuen Arbeitsabläufe, keine separaten Fenster erforderlich, um Speicherplatz freizumachen. Wenn Smart Sync aktiviert ist, werden die Dateien Ihres Teams genau wie gewohnt in den Fenstern des Datei-Explorers oder des Finders angezeigt, den sie bereits verwenden.

3. Sorgen Sie sich nicht um die Verwaltung vor Ort oder Software-Updates

Wenn Sie ein Speichersystem haben, das Ihrem Team gefällt, müssen Sie sich in der Regel immer noch um die Verwaltung vor Ort und darum kümmern, die Rechner aller Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn Sie eine interne Lösung verwenden, kann dies häufiger zu Ausflügen in den Serverraum oder zu einem Abmeldeblatt für physische Geräte führen. Selbst mit cloudbasierten Tools müssen Sie häufig Software-Updates erzwingen, um sicherzustellen, dass jedes Gerät mit der neuesten Lösung kompatibel ist.

Smart Sync löst all diese Probleme. Anstatt Dokumente zwischen Servern zu verschieben oder Dateien mit einem USB-Stick zu transportieren, ist die Speicherverwaltung so einfach wie das Markieren von Dateien direkt auf Ihrem Desktop. Und da Smart Sync sowohl für macOS als auch für Windows entwickelt wurde – und sogar für verschiedene ältere Betriebssysteme –, kann es schon heute für Ihr Team arbeiten, unabhängig davon, wie aktuell die Rechner Ihrer Teammitglieder gerade sind.

Wenn Sie schon Dropbox Business-Kunde sind, können Sie sich für den Vorabzugriff registrieren, um Smart Sync noch heute auszuprobieren. Sie haben sich noch nicht registriert? Sie können Dropbox Business 30 Tage lang kostenlos testen.

Helfen Sie Ihren Teammitgliedern dabei, auf alle Dateien zuzugreifen, egal wo sie sich gerade befinden.

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