Fallstudie

Elektronische Signaturen bringen Teams voran

Erfahren Sie, wie die Kreativagentur Collier.Simon HelloSign+Dropbox nutzt, um schnell Unterschriften für Verträge und Onboarding-Dokumente zu erfassen. So bleibt dem Team mehr Zeit und Energie, um Kunden zu begeistern.

Mitarbeiter arbeiten an Laptops in einer Büroumgebung

So nutzt Collier.Simon HelloSign + Dropbox

  • Optimierung von Signaturprozessen und Organisation für wichtige Dokumente
    HelloSign ermöglicht es Collier.Simon, schnell eSignaturen für eine Vielzahl von Dokumenten zu erhalten – von Unterlagen für neue Mitarbeiter bis hin zu neuen Kundenverträgen, um nur einige Beispiele zu nennen.

  • Zeitersparnis durch elektronische Signaturen jederzeit bei der Arbeit
    Collier.Simon kann große Dateien schnell zur Signatur senden, ohne den Dropbox-Workflow zu verlassen. Dies spart Zeit und die Organisation der Dokumente wird gewahrt.

  • Alle Dateien an einem Ort
    Mit HelloSign + Dropbox kann Collier.Simon seine eSignature-Workflows dort verwalten, wo auch alle anderen Dateien verwaltet werden – von kreativen Reviews bis hin zu endgültigen Lieferungen.

Collier.Simon

Zentrale Ergebnisse

  • Schnellere Einstellungen und effizienteres Onboarding von Mitarbeitern
  • Hunderte von Stunden bei Dateifreigabe und Dokument-Workflows gespart
  • Schnellere Unterzeichnung von Leistungsbeschreibungen und schnellere Einleitung von Projekten

Unternehmensprofil

  • Gegründet im Jahr 2010
  • Hauptsitz in Los Angeles
  • Liefert Marketing- und Werbekreativität für Marken in der ganzen Welt


Die Herausforderung

Collier.Simon – ein tieferer Einblick

In der heutigen schnelllebigen Marketinglandschaft ist die Optimierung von Prozessen von entscheidender Bedeutung, um mehr Zeit und Ressourcen für das Wesentliche freizusetzen – nämlich für hervorragende Arbeit. Dies gilt insbesondere für die Akquise und das Onboarding von Talenten sowie für Leistungsbeschreibungen, Verträge und Vereinbarungen mit Kunden.

Da das Arbeiten im Home-Office immer mehr zur Realität wird, steht den Agenturen ein größerer Pool an Talenten zur Verfügung, aus dem sie auswählen können. Aber sie sind auch mit noch mehr Konkurrenz konfrontiert. Daher ist eine schnelle und effiziente Methode zur Identifizierung, Einstellung und Einbindung neuer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.  

Die gleiche Herausforderung gilt für die Beauftragung neuer Kunden und neuer Projekte – Agenturen dürfen sich nicht durch administrative Aufgaben und Papierkram aufhalten lassen.

Wie viele wachsende Agenturen hat auch Collier.Simon festgestellt, dass die Zahl der zu versendenden, zu unterzeichnenden und zu speichernden Dokumente gestiegen ist und immer mehr Personen an diesem Prozess beteiligt waren. Daher brauchte das Unternehmen eine Lösung, die es ihm ermöglichte, die von seinen Kunden erwartete Schnelligkeit beizubehalten, auch wenn mehr Akteure und komplexe Vorgänge involviert sind. Es war wichtig, ein benutzerfreundliches eSignatur-Tool zu finden, das auch eine einfache Möglichkeit bietet, die wachsende Anzahl von Dokumenten zu organisieren und zu ordnen.

Collier.Simon über die Arbeit mit HelloSign + Dropbox
“Mit HelloSign und Dropbox haben wir im Unternehmen unglaublich viel Zeit gespart. Wir sparen Hunderte von Stunden ein, die wir mit Papierbergen und Dateiverwaltung verbracht haben, und können so schneller kreativ arbeiten. ”
 Matt Seigel, President, Collier.Simon
 Porträt von Matt Seigel, President von Collier.Simon
„Mit HelloSign und Dropbox haben wir im Unternehmen unglaublich viel Zeit gespart. Wir sparen Hunderte von Stunden ein, die wir mit Papierbergen und Dateiverwaltung verbracht haben, und können so schneller kreativ arbeiten.“ Matt Seigel, President, Collier.Simon

Die Lösung

Optimieren von Signaturen für Geschwindigkeit und Effizienz

Als langjährige Dropbox-Nutzer war das Team von Collier.Simon natürlich von einer eSignatur-Lösung angetan, die es ihm ermöglichte, seinen aktuellen Arbeitsablauf beizubehalten, indem es Dropbox zum Teilen von und zur Zusammenarbeit mit Dateien und Dokumenten nutzte.

Das Team suchte andere Lösungen, fand aber HelloSign am benutzerfreundlichsten, was zu einer stärkeren Akzeptanz in der Agentur führte. Die nahtlose Integration mit Dropbox war ebenfalls ein wichtiger Faktor, um Zeit zu sparen und die Organisation wichtiger Dokumente zu gewährleisten. Matt Seigel, President, sagt:

„Jetzt, wo wir alles über Dropbox und HelloSign laufen lassen, verbringen wir viel weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und haben mehr Zeit, Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen.“

Die Ergebnisse

Schnellere Einstellungen und effizienteres Onboarding von Mitarbeitern

Durch den Einsatz von HelloSign und Dropbox konnte Collier.Simon die Zeit bis zur Unterzeichnung von Angebotsschreiben und Onboarding-Papieren deutlich verkürzen. Darüber hinaus ist es durch den verbesserten Ablauf und die Organisation einfacher geworden, mehr Personen in den Einstellungsprozess einzubeziehen und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.

Zeitersparnis bei der Zusammenarbeit bedeutet schnellere Wirkung für die Kunden

Durch die Verwendung von Dropbox und HelloSign für die Verwaltung und Bereitstellung aller Dateien kann Collier.Simon kreative Projekte bis zu 20 % schneller starten und bereitstellen, wodurch die Arbeit schneller auf den Markt kommt und sich schneller auf das Geschäft der Kunden auswirkt. Rachael Erdmann, Managing Director, sagt:

„Mit Dropbox und HelloSign können wir unsere Dateien und Dokumente an einem Ort verwalten. Dadurch sind wir in unseren täglichen Prozessen besser organisiert und effizienter.“

Schnellere Unterzeichnung von Leistungsbeschreibungen und schnellerer Projektstart

Bei dem Tempo des heutigen Marktes verschieben sich die Fristen nicht, selbst wenn es zu Verzögerungen bei der Abwicklung von Dokumenten kommt. Collier.Simon hat es geschafft, dass die Leistungsbeschreibungen und Dienstleistungsrahmenverträge der Kunden schneller unterzeichnet werden und die Projekte viel früher anlaufen können. Alles in allem gehören Verzögerungen durch Papierkram der Vergangenheit an.

Durch die Verwendung von Dropbox und HelloSign für die Verwaltung und Bereitstellung aller Dateien kann Collier.Simon kreative Projekte bis zu 20 % schneller starten und bereitstellen.

Blick in die Zukunft

Zusammenarbeit ohne Kompromisse

Mit einem gestrafften Prozess kann Collier.Simon seine Teams skalieren und Arbeitsabläufe dokumentieren – mit der Gewissheit, die Arbeit zu beschleunigen, ohne Abstriche bei Qualität und Organisation machen zu müssen. Derzeit wird die Nutzung von Dropbox Paper für eine engere Zusammenarbeit bei der Dokumentenerstellung und Dropbox Replay für die Videozusammenarbeit ausgeweitet, um die gleiche Effizienz wie bei den anderen Dropbox-Workflows zu erreichen.

Interessiert an Ergebnissen wie denen von Collier.Simon?

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