Die Zusammenarbeit mit Kreativagenturen sollte genauso gut sein wie das Endprodukt, das daraus entsteht. Aber Dokumenten, Feedback, Assets und Statusupdates ständig hinterherlaufen zu müssen, verhindert womöglich den Versand der fertigen Ergebnisse oder einfach, entspannt das nächste Telefonat anzunehmen.
Es folgen fünf Möglichkeiten, wie Dropbox Ihre Teams unterstützen kann, die größten Hindernisse bei der Zusammenarbeit zu überwinden – für zufriedenere Geschäftsbeziehungen und ausgezeichnete Kreativität.
1. Die Papierarbeit beschleunigen
Seien wir ehrlich, die meisten Probleme im Marketing entstehen durch zu knappe Fristen, die zu erheblichem Stress führen. Sicher gelingt es Ihrem Team irgendwie, diese Frist einzuhalten. Doch im Vorfeld muss die Agentur Dokumente unterzeichnen, Freiberufler müssen ihre Tagespauschale bestätigen und das Team kann nicht mit der Arbeit beginnen, bevor es eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet hat.
Testen Sie eSignaturen von Dropbox Sign, damit Sie Verzögerungen bei der Abwicklung von Dokumenten vermeiden, die in der Zeitplanung nicht berücksichtigt werden können. Verlassen Sie sich auf integrierte Erinnerungen (anstelle von Telefon- oder E-Mail-Tags) für eine reibungslose Vertragsabwicklung, die es den Vertragsparteien möglich machen, Verträge von überall und auf jedem Gerät schnell zu unterzeichnen. Anstatt PDFs erst herunterzuladen, dann zu unterzeichnen und erneut per E-Mail zu versenden, können alle Beteiligten das mit nur wenigen Klicks erledigen, bevor sie sich wieder anderen Aufgaben widmen. Tatsächlich können Verträge mit elektronischen Signaturen um bis zu 80 % schneller unterzeichnet werden als herkömmliche Verträge in Papierform.
Für häufig verwendete Verträge haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen. Die Musterformulare müssen nur einmal erstellt werden und können dann bei jeder neuen Partnerschaft problemlos versendet werden. Egal, ob Sie nur ein paar neue Auftragnehmer pro Jahr oder eine Vielzahl jeden Monat einbinden, Sie werden definitiv einen Unterschied bei den Verwaltungsaufgaben feststellen.
2. Überprüfungen erleichtern
Die Zeiten, zu denen kreative Arbeiten an einer Staffelei in einem Konferenzraum begutachtet wurden, sind lange vorbei. Kreative Assets können heute je nach Projekt in verschiedensten Formaten und Größen in Ihrem Posteingang angezeigt werden.
Sie müssen dazu weder neue Software kaufen, um die Arbeit begutachten zu können, noch müssen Sie 20 Minuten warten, bis die Datei mit Animationen heruntergeladen wurde. Bitten Sie Ihre Agenturpartner in Dropbox, ihre Präsentationen freizugeben, damit Sie einfach über einen Link darauf zugreifen können.
Mit Dropbox können Sie verschiedene kreative Dateiformate wie PSDs und PDFs in der Cloud überprüfen und für ein verständliches Feedback direkt in der Datei kommentieren. Wenn Sie Video- und Audioprojekte überprüfen, testen Sie Dropbox Replay. Mit Dropbox Replay können alle Benutzer dasselbe Video mit zeitpunktspezifischen Kommentaren oder Anmerkungen versehen, damit Ihr Team über alles informiert bleibt.
3. Assets an einem zentralen Ort verwalten
Den Überblick über alle erforderlichen Assets in einem Multichannel-Marketingprojekt zu behalten, kann für alle von uns ganz schön herausfordernd sein. Wenn Sie Werbebanner für Social Media- oder Online-Werbung erstellen, kann Ihre Liste von Asset-Größen unendlich lang sein. Und wenn Sie international tätig sind, vergrößern Übersetzungen den Berg der zu erledigenden Aufgaben.
Indem Sie zu Beginn des Projekts eine klare Checkliste aller Leistungen erstellen, die je nach Plattform, Größe und Typ erforderlich sind, erleichtern Sie Ihrem Team die Arbeit. Danach stellen Sie der Agentur einen zentralen Ort zur Verfügung, an dem sie alle ihre Assets hochlädt und sie – entsprechend Ihrer Checkliste – in Ordnern und Unterordnern organisieren kann.
Für den Fall, dass eine Datei verloren geht und wiederhergestellt werden muss, erstellt Dropbox ein Backup aller gelöschten Dateien. Damit für den Startschuss alles genau dort ist, wo es sein soll.
4. Besprechungen aus dem Terminkalender streichen
Ein regelmäßiger Austausch mit Ihrem Agenturpartner ist der Schlüssel zur klaren Kommunikation. Wenn Ihr Terminkalender jedoch sowohl mit internen als auch mit externen Besprechungen gefüllt ist, haben Sie möglicherweise kaum Zeit übrig, um Ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Gleichzeitig führt per E-Mail verschicktes umfangreiches Feedback häufig zu Missverständnissen und zu weiteren Telefonaten, damit die vagen Punkte geklärt werden.
Straffen Sie mit voreingestellten „Bürozeiten“ Ihren Terminkalender, in denen Sie mit Ihrer Agentur zwei- bis dreimal pro Woche die aktuelle Arbeit besprechen. Dadurch haben sowohl Sie als auch die Agentur einen festgelegten Zeitpunkt, um sich auf die Zusammenarbeit zu konzentrieren, anstatt kurze Besprechungen in freie Zeitfenster zu quetschen.
Wenn es mehr Arbeit zu erledigen gibt, als in das Zeitfenster hineinpasst, oder es der Agentur nicht immer gelingt, die Termine wahrzunehmen, können Sie mit Dropbox Capture Feedback über Bildschirmaufzeichnungen und Videonachrichten teilen. Sie können Ihr Feedback besprechen und Markups hinzufügen. Danach kann die Agentur das Video überprüfen, sobald sie ein freies Zeitfenster hat. Asynchrone Besprechungen haben für Auftragnehmer in anderen Zeitzonen viele Vorteile, denn sie müssen nicht noch nach dem Abendessen für die dritte Feedbackrunde für ein Telefonat zur Verfügung stehen.
5. Statusupdates in Echtzeit teilen
Wenn Sie mit mehreren Agenturprojekten in verschiedenen Phasen jonglieren, fühlen Sie sich womöglich manchmal dabei überfordert, den Überblick über den Status jedes Projekts zu behalten. Ihre Agentur verschickt zwar möglicherweise täglich oder wöchentlich eine Status-E-Mail, damit Sie auf dem aktuellen Stand sind. Diese E-Mail kann allerdings leicht in Ihrem Posteingang untergehen. Sie müssen dann in einem freien Zeitfenster nach ihr suchen.
Nutzen Sie die Cloud zu Ihrem Vorteil. Sie können online ein Statusdokument einrichten, das sowohl von Ihrem internen als auch externen Team aktualisiert werden kann. Wenn Sie es in Dropbox speichern, können Sie überprüfen, wann es durch die Agentur zuletzt geändert wurde und sie können Versionsänderungen sehen, damit Sie wissen, was aktualisiert wurde.
Dieses System erleichtert es Ihnen auch, andere interne Mitarbeiter in ein Projekt einzubeziehen. Egal, ob Sie unterstützt oder Sie im Urlaub vertreten werden, Sie können einfach den Link für den Zugriff teilen. Vielleicht wissen Sie nicht immer, wie der Stand bei jedem Projekt ist, aber Sie wissen, wo Sie schnell nach einer Statusüberprüfung suchen müssen.
