Bond strafft seinen Einstellungsprozess

Dieses Finanztechnologie-Start-up hat seine Größe im Jahresvergleich mehr als verdoppelt. Das Team benötigte eine sichere Möglichkeit, um Präsentationen und Zuweisungen für potenzielle Bewerber zu versenden und nachzuverfolgen.

Abbildung eines Schreibtisches mit einem grünen, unterzeichneten Dokument

Hintergrund

Die Mission von Bond besteht darin, das Tempo der Finanzinnovation und den Zugang zum Kapital zu beschleunigen. Bond macht es Unternehmen einfach, mit den geltenden Vorschriften im Einklang stehende Finanzprodukte anzubieten, indem es die Integration mit oft veralteten Banken und Finanzanbietern intuitiver gestaltet. Angesichts des massiven Wachstums und der daraus resultierenden Notwendigkeit, schnell neue Mitarbeiter einzustellen, verlässt sich Bond auf DocSend, um während des Vorstellungsgesprächs und des Einstellungsprozesses Informationen sicher mit potenziellen Bewerbern auszutauschen.

Die Herausforderung

Bevor DocSend zum Einsatz kam, verschickte Brittney Harvey, Recruiterin bei Bond, Rekrutierungsunterlagen sowie Hausaufgaben für offene Stellen als E-Mail-Anhänge oder Google Drive-Dateien an Bewerber. In einer hochempfindlichen Branche und einem hart umkämpften Markt befürchtete Brittney zeitweise, dass Informationen in falsche Hände geraten könnten. Dies führte zu einer Suche nach einer sichereren Lösung für die gemeinsame Nutzung externer Dokumente während des Einstellungsprozesses.

Die Lösung

Das Team stieg auf die Lösung für die sichere Dokumentenfreigabe von DocSend um, um die sensiblen Präsentationen und Fallstudien zu schützen, die während des Einstellungsverfahrens an die Bewerber geschickt wurden.

Kontrolle des Zugangs zu vertraulichen Dokumenten von Bewerbern

Der Aufbau der Personalbeschaffungsfunktion in einem wachsenden Start-up-Unternehmen ist keine leichte Aufgabe. Brittney wollte sicherstellen, dass Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit bei der Weitergabe von Informationen an Bewerber oberste Priorität haben. Während des ersten Vorstellungsgesprächs bei Bond versendet Brittney ein Übersichtsdeck, das etwas über das Unternehmen und das Produkt aussagt. Es kann vorkommen, dass sich Bewerber bei Konkurrenten vorstellen oder aus ähnlichen Branchen kommen. Daher ist es wichtig, dass diese Produktdecks sicher sind und nicht in die falschen Hände geraten.

„Es ist großartig, dass ich zum Anzeigen von Dokumenten eine E-Mail-Adresse zur Voraussetzung machen kann. Wenn ein DocSend-Link in die falschen Hände gerät und ich eine unbekannte E-Mail-Adresse sehe, kann ich den Zugriff auf diesen Link schnell löschen.“

– Brittney Harvey, Recruiter, Bond
Brittney Harvey

Mit DocSend ist Brittney in der Lage, die Sicherheit und Kontrolle darüber wiederzuerlangen, wer auf Unternehmensdaten zugreift. „Ich bin begeistert von den E-Mail-Benachrichtigungen, die ich erhalte. Ich kann überprüfen, ob die Bewerber, die sich die Dokumente ansehen, auch in unserem Bewerberverfolgungssystem aufgeführt sind“, so Brittney. Wenn Brittney ein Dokument nach dem Versenden aktualisieren muss, kann sie die Änderung einfach einmal vornehmen und die Dateiversion wird automatisch geändert. So weiß Brittney, dass sie immer die aktuellste Version ihrer Einstellungsunterlagen verschickt.

Nachfassen bei interessierten Bewerbern zum richtigen Zeitpunkt

Durch die verstärkte Nutzung des Homeoffice und die erhöhte Flexibilität bei Optionen für Arbeitsuchende verzeichnen die Einstellungsmärkte einen noch nie dagewesenen Anstieg von Bewerbungen. Für Personalvermittler kann es einen unglaublichen Unterschied machen, interessierte Bewerber zum richtigen Zeitpunkt anzusprechen. Vor der Verwendung von DocSend war es für Brittney schwierig, herauszufinden, welche Bewerber wirklich interessiert waren. Mit den DocSend-Analysen erhält Brittney nach Seiten aufgeschlüsselte Analysen und Benachrichtigungen, wenn jemand ein Dokument anschaut, das sie geteilt hat. Brittney kann diese Informationen zur Nachverfolgung zum richtigen Zeitpunkt verwenden. Je eher Brittney mit einem Kandidaten Kontakt aufnehmen kann, wenn Bond der Favorit ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie eine positive Antwort erhält.

„Ehrlich gesagt ist der Jobmarkt gerade verrückt. Je schneller wir agieren können, desto schneller sind wir in der Lage, große Talente an uns zu binden. Ein Tool wie DocSend ist für uns von entscheidender Bedeutung, um wettbewerbsfähig zu rekrutieren.“

– Brittney Harvey, Recruiter, Bond
Das Team von Bond winkt in seinem Büro

Steigern von Interaktionsraten mit Bewerbern um 25 % und Beibehalten eines fairen Einstellungsprozesses

Sobald ein Bewerber das erste Screening durch den Personalverantwortlichen durchlaufen hat, wird er in der Regel für einige Stellen eine Aufgabe mit nach Hause bekommen. Zuvor teilte Brittney die Aufgabe mit den Bewerbern als Google-Dokument. Sie stellte jedoch fest: „Ich konnte nicht mehr nachvollziehen, wer sich das Dokument angeschaut hat und wer nicht.“ Ohne die Möglichkeit, das Engagement der Bewerber in Bezug auf die Aufgabe nachzuverfolgen, konnte Brittney nur schwer Prioritäten setzen, bei welchen Kandidaten sie nachfassen sollte.

Mit DocSend kann Brittney nun sehen, ob sich jemand in letzter Zeit mit der Aufgabe beschäftigt hat. Wenn sich jemand die mitgenommene Aufgabe nicht angesehen hat, kann Brittney die Person ansprechen und sich ihres Interesses an der Rolle vergewissern. „DocSend hat uns geholfen, die Anzahl der Personen, die unsere Hausaufgaben beantwortet haben, um 25 % zu steigern, weil ich im richtigen Moment nachfassen konnte.“

Der zusätzliche Schutz in DocSend verhindert, dass Bewerber Aufgaben an andere Interessenten für die zu besetzende Stelle weitergeben. Brittney kann eine Gültigkeitsdauer für Links festlegen und die Möglichkeit zum Herunterladen der Aufgabe deaktivieren. Indem sie verhindert, dass die Dokumente an andere weitergegeben werden, kann Brittney einen fairen Einstellungsprozess für alle potenziellen Bewerber gewährleisten.

Analysen als Grundlage für Gespräche mit Bewerbern

Es kann eine Herausforderung sein, als Rekrutierer oder als Recruiting-Manager genau zu wissen, wie vertraut ein Bewerber mit Ihrem Unternehmen ist, oder zu antizipieren, welche Fragen er bei einem Vorstellungsgespräch haben könnte. Genauso wie ein Bewerber einen positiven ersten Eindruck hinterlassen möchte, möchten sich auch Arbeitgeber während des Vorstellungsgesprächs von ihrer besten Seite zeigen, um sich Top-Talente zu sichern.

Brittney und die Personalverantwortlichen bei Bond können sich auf jedes Vorstellungsgespräch vorbereiten und wissen, was die Bewerber an dem Unternehmen interessieren könnte und auf welche Fragen sie sich einstellen müssen. So kann Brittney beispielsweise vor einem Vorstellungsgespräch sehen, dass ein Bewerber längere Zeit auf der Kulturfolie des Pitchdecks für Einstellungen verbracht hat, sodass sie weiß, dass sie diese Elemente in ihren Gesprächen mit dem Bewerber betonen muss. „Es ist sehr wichtig, dass wir erkennen können, wofür sich der Bewerber am meisten interessiert. Ich bin in der Lage, meine Kollegen in der Personalabteilung darüber zu informieren, auf welche Bereiche sie besonderen Wert legen sollten oder zu welchen Themen die Bewerber Fragen haben könnten“, so Brittney.

In einem sich ständig verändernden Stellenmarkt kann es schwierig sein, zu wissen, wo ein Bewerber steht, insbesondere wenn er möglicherweise andere Angebote hat. Wenn die Personalverantwortlichen wissen, ob ein erstklassiger Bewerber geneigt ist, ein Angebot zu unterzeichnen, wissen sie, worin sie ihre Zeit investieren müssen. Brittney ist mit DocSend in der Lage, das Interesse der Bewerber in den späteren Phasen des Einstellungsprozesses zu beurteilen. „Ich finde es toll, dass ich den Personalverantwortlichen die gute Nachricht überbringen kann, wenn ein erstklassiger Bewerber, der bereits mehrere Angebote hat, sich unser Material noch einmal ansieht. Das bedeutet, dass er immer noch über unser Angebot nachdenkt und jetzt vielleicht ein guter Moment ist, ihn anzurufen und zu sehen, ob er Fragen hat.“ Brittney nutzt DocSend als Frühindikator für Personalverantwortliche, um festzustellen, ob ein Bewerber ein Angebotsschreiben unterzeichnen würde.

Wenn ich sehe, dass ein Kandidat viel Zeit auf einen bestimmten Teil unseres Pitchdecks für Einstellungen verbracht hat, z. B. auf Folien über die Unternehmenskultur oder die technischen Details unseres Produkts, nutze ich dies, um mein Gespräch zu lenken und zu entscheiden, mit wem er als Nächstes sprechen sollte. Die Analysen ermöglichen es mir wirklich, ein persönlicheres Bewerbererlebnis zu bieten.

– Brittney Harvey, Recruiter, Bond

Dropbox verwahrt die Dokumente der Mitarbeiter nach dem Onboarding sicher

Wenn neue Mitarbeiter in einem Unternehmen anfangen, werden sie von den Personalleitern durch die Prüfung und Unterzeichnung vieler verschiedener Onboarding-Dokumente geführt. Es ist entscheidend, dass Personalmanager sich auf eine sichere Cloud-Plattform verlassen können, um Dateien und Onboarding-Dokumente zu organisieren.

Bei Bond sammeln die Personalverantwortlichen bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters alle neuen Onboarding-Dokumente in Dropbox. „Wir verwenden Dropbox, um unsere Mitarbeiterdokumente zu verwalten: Angebotsschreiben, unterzeichnete Verträge und so ziemlich alles, was man als Mitarbeiter unterzeichnen kann.“ Bond verlässt sich auf die sichere Cloud von Dropbox mit Dateisynchronisierung und Speicherkapazitäten, um alle internen Dokumente sicher aufzubewahren, sodass sich das Unternehmen effektiv auf seine größeren Ziele konzentrieren kann. „Uns gefällt sehr gut, wie Dropbox alle Dateien organisiert und wie einfach Ordner angeordnet werden können. Unser Rechtsteam verlässt sich auf Dropbox, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen auf interne Dokumente mit Passwortschutz zugreifen können.“ Für ein wachsendes Unternehmen wie Bond sind Sicherheit und Einfachheit für die gemeinsame Nutzung von Dateien unterwegs von entscheidender Bedeutung.

Während sich die Personalverantwortlichen bei Bond auf DocSend verlassen, um sensible Dokumente sicher mit den Bewerbern zu teilen, speichert die Personalabteilung unterzeichnete Mitarbeiterverträge sicher in Dropbox. Beide Produkte halten das HR-Team bei Bond am Laufen, während es weiter wächst und skaliert.

 

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