Ein Sicherheits-Upgrade bringt zusätzliche Vorteile für Aquamarine Capital mit sich

Der Investmentfonds synchronisiert, teilt und schützt seine Dokumente und die Kommunikation mit Dropbox und DocSend.

Hände stellen Kombination an Vorhängeschloss ein

Hintergrund

Aquamarine ist eine Investmentpartnerschaft, die sich an den ursprünglichen Buffett-Partnerschaften aus den 1950er Jahren orientiert. Sie wird von Guy Spier geleitet, der die Regeln der ursprünglichen Buffett-Partnerschaft genau nachbildet. Der Investmentfonds, der ein Vermögen in Millionenhöhe verwaltet, wächst stetig und verlässt sich auf DocSend, um seine Kommunikation mit potenziellen Kunden und anderen externen Parteien sicher zu verwalten.

Die Herausforderung

Laut David Jud, Finance Manager bei Aquamarine, war seine Organisation vor Dropbox und DocSend auf veraltete Systeme angewiesen, um Dateien in ihrem globalen Team zu speichern und intern zu teilen. Darüber hinaus suchte das Team nach einer sichereren Möglichkeit, Whitepaper mit Investoren, potenziellen Kunden und anderen externen Parteien zu teilen und diese zu verfolgen.

Die Lösung

David entschied sich für die Dateisynchronisierungslösung von Dropbox und die sichere Dokumentenfreigabeplattform von DocSend, um die Speicherung der Inhalte seiner Organisation zu vereinheitlichen und die Kommunikation mit potenziellen Kunden und anderen externen Parteien sicher zu gestalten.

Nahtlose Synchronisierung und Freigabe von Dateien mit Dropbox

Als Teil eines schnelllebigen und weltweit verteilten Teams, das einen Investmentfonds verwaltet, arbeitet David ständig mit seinen Teamkollegen zusammen und kommuniziert mit Investoren, potenziellen Kunden und anderen externen Parteien. Ursprünglich nutzte Aquamarine bestehende Software zum Speichern und Sichern von Dateien. „Wir hatten viele Probleme mit unserem alten Dateispeichersystem. Wir konnten keine Dateien mit Einzelnutzern außerhalb unseres Unternehmens teilen oder Dokumente anzeigen, die in einem Browser geöffnet wurden“, so David. Ohne eine sichere Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten „war es für uns schwierig, mit Personen außerhalb unseres Unternehmens zu kommunizieren“, fügt David hinzu. Das Team von Aquamarine benötigte ein Cloud-basiertes System, um seine Dateien von überall aus zu synchronisieren und zu speichern.

Als die Organisation vor einigen Jahren zu Dropbox wechselte, spürte sie sofort die Vorteile eines speziell entwickelten Systems, das automatisch alle wichtigen Dokumente und Investitionsanalysen sicherte. „Jemand aus unserem Team in den Vereinigten Staaten könnte an der Investorenrecherche arbeiten und gleichzeitig könnte ein Teammitglied in der Schweiz Kommentare dazu abgeben“, erklärte David. Dropbox hat sich zur bevorzugten Speicherplattform des Teams entwickelt, die die Zusammenarbeit von überall aus erleichtert. „Mit Dropbox sind wir wirklich zufrieden“, fügt David hinzu.

„Dropbox erleichtert es uns, wichtige Dokumente direkt von unserem Desktop aus mit der Cloud zu synchronisieren. Egal, wo ich arbeite, ich habe immer Zugriff auf die aktuellste Datei.“

– David Jud, Finance Manager, Aquamarine
David Jud

Sichere Freigabe von Whitepapern in DocSend

David ist in der Lage, Dokumente in DocSend hochzuladen und geschützte Links zu erstellen, über die Personen außerhalb des Unternehmens auf Branchen-Whitepaper, Berichte und Datenblätter zugreifen können. Die Dateien in DocSend sind mit einer E-Mail-Whitelist, Ablaufdaten und einem zusätzlichen Passwortschutz gesichert, wodurch der Zugriff auf akkreditierte Einzelnutzer beschränkt wird. Diese Dokumente, die ursprünglich in Dropbox für die interne Zusammenarbeit gespeichert waren, werden dann mit DocSend extern freigegeben. Bevor ein Empfänger ein Dokument öffnet, unterschreibt er in DocSend eine Verschwiegenheitsvereinbarung mit einem einzigen Klick. Anstatt mehrere Dokumente und Links zu verwalten, ist die Verschwiegenheitsvereinbarung von Aquamarine in die Dokumentenanzeige von DocSend integriert. All dieser Schutz gibt Aquamarine nicht nur Sicherheit, sondern ermöglicht auch eine reibungslose Nutzererfahrung.

Mit der Verschwiegenheitsvereinbarung von DocSend können wir Branchenstudien mit einem einzigen Mausklick mit Fachkollegen teilen. Fondsmanager und Investoren können dann nach Abschluss der Transaktion auf die von ihnen unterzeichneten Verschwiegenheitsvereinbarungen zugreifen, sodass die einfache Nachvollziehbarkeit gegeben ist.

– David Jud, Finance Manager, Aquamarine

Verfolgung der Interaktion mit Nutzern mit Thought Leadership

Während der COVID-19-Pandemie startete Guy Spier, Managing Partner von Aquamarine, einen Podcast mit dem Titel Education of a Value Investor. Inspiriert von seinem Buchtitel mit demselben Namen unterhält Spier Gespräche mit einflussreichen Vordenkern, die alles abdecken, von Anlagestrategien bis hin zu Achtsamkeit, maschinengestütztem Lernen und vielem mehr. Der Podcast ist zu einem Eckpfeiler geworden, mit dem das Unternehmen seinen Bekanntheitsgrad steigert und sein Netzwerk ausbaut.

Während Spier und sein Team wertvolle Inhalte produzierten, war es schwierig, die individuelle Nutzerbindung unter den Hörern zu verfolgen, die auf das Material auf einem externen Host zugreifen.

David löst diese Herausforderung auf innovative Weise, indem er Podcast-Transkripte in DocSend in die Beschreibung jeder Episode einfügt. „DocSend ist ziemlich praktisch. Wir laden unsere Podcast-Transkripte als eindeutige DocSend-Links hoch, und jeder Zuhörer gibt vor dem Lesen seine E-Mail-Adresse ein“, berichtet David. Brandneue Zuhörer, die mit den Transkripten interagieren, werden oft aktive Mitglieder des Aquamarine-Netzwerks. Mit DocSend kann David diese potenziellen Nutzer und ihren Weg im Laufe der Zeit verfolgen und gleichzeitig das Gesamterlebnis der Zuhörer bereichern, indem er den Zugriff auf den Podcast in einem alternativen Format ermöglicht. „Ich kann Benachrichtigungen erhalten, wenn bestimmte Episoden gut ankommen, und ich kann sehen, wer mit unseren Inhalten interagiert“, so David. DocSend macht den Prozess der Weitergabe von Inhalten intuitiv, sodass jeder in der Firma, unabhängig vom technischen Marketinghintergrund, Gated Content erstellen und das Engagement der Hörer im Laufe der Zeit verfolgen kann.

Die intuitive Integration von DocSend in Salesforce

Die Integration von DocSend in Salesforce vereinfacht Davids Nachverfolgung der Benutzerinteraktion mit Inhalten. Als jemand, der viel Zeit in Salesforce verbringt, freut sich David darüber, dass alle Interaktionen der Betrachter mit der in DocSend gespeicherten Investorenrecherche auch in den Informationen auf Kontoebene in Salesforce widergespiegelt werden. „Es spart mir eine Menge Zeit, da ich nicht mehr zwischen zwei Softwareprogrammen hin- und herwechseln muss. Wir können in Salesforce sehen, wie die Menschen mit den Dokumenten interagieren, die wir verschicken.“ Für David ist Salesforce die einzige Quelle der Wahrheit. DocSend bereichert die grundlegenden Einblicke, die er aus Salesforce erhält, und liefert „genauere Daten darüber, wie Kontakte mit unseren Inhalten interagieren“, fügt David hinzu.

Virtuelle Datenräume bereichern Investorenkonferenzen

Guy Spier veranstaltet eine jährliche Konferenz mit Kollegen, um sich über den neuesten Stand der Investmentforschung auszutauschen. Die Teilnehmer stellen ihre Ergebnisse vor, und diese Präsentationen sind vertraulich, weshalb sie in einer sicheren virtuellen Umgebung gespeichert werden müssen.

David verlässt sich auf die virtuellen Datenräume von DocSend, um Konferenzmaterialien und Präsentationen zu speichern, die mit den Teilnehmern geteilt werden. „Es ist viel einfacher für uns, einen DocSend-Datenraum zu nutzen, um alle Präsentationen der Konferenz zu speichern, als zwanzig einzelne Links an jeden Teilnehmer zu versenden“, erklärt David. Nur eine genehmigte Liste von Einzelnutzern kann auf die Präsentationen vor der Konferenz in einem einfach zugänglichen Datenraum zugreifen.

Durch die Kombination von Dropbox und DocSend verfügt Aquamarine über eine optimierte Methode zur Aktualisierung, Verwaltung und Freigabe von Inhalten, unabhängig davon, ob es sich um interne Mitarbeiter oder externe Personen handelt. „Dropbox und DocSend ermöglichen es uns, unser gesamtes Inhaltsmanagement extrem gut und effektiv zu organisieren und proaktiv zu gestalten“, erklärt David.

Sicherer Dokumentenaustausch mit Echtzeit-Analysen auf Knopfdruck

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