Præsentation af kreativt arbejde kan være svært – især hvis et team ikke sidder det samme sted, så et fysisk møde ikke er en mulighed.
Virtuelle events blev hurtigt populære under coronapandemien og viser ikke tegn på at miste momentum. De er mere praktiske for mange enkeltpersoner og virksomheder, fordi deltagerne ikke bebyrdes med de lange rejsetider, der skal til for at kunne møde frem fysisk.
Til kreative projekter som videoindhold åbner virtuel præsentation af arbejdet – via en “virtuel fremvisning” eller et “watch party” – for muligheden for samarbejde og mere effektiv kommunikation mellem kunderne og dem, der laver indholdet.
Men hvordan opnår du det? Og hvad er en “virtuel fremvisning” egentlig? I denne komplette vejledning får du svarene på de spørgsmål samt tips og tricks til at afholde en virtuel fremvisning.
Hvad er en “virtuel fremvisning” eller et “watch party”?
Et watch party eller en virtuel fremvisning er en organiseret session, hvor en gruppe personer – kolleger, bureauer, kunder eller endda venner – mødes virtuelt for at se allerede optaget videoindhold. Afhængigt af formålet med fremvisningen kan videoen være et webinar, en film, en tv-reklame eller træningsmateriale.
Hvis du er filmskaber, kan en virtuel filmfremvisning med en distributør eller arrangørerne af en filmfestival hjælpe dig med at få dit arbejde udvalgt og vist til et større publikum.
Sådan en begivenhed foregår via internettet, så du og de andre seere behøver ikke at være i samme lokale, by eller land for at deltage.
Til videoprojekter er virtuelle fremvisninger et sted, hvor samarbejdspartnere og interessenter kan gennemgå indholdet sammen. Det fremskynder processen med at indhente og handle på feedback, så du kan nå langt hurtigere frem til den endelige version.
Trinvis vejledning i at afholde en virtuel fremvisning
Du har redigeret din video, og nu er du klar til at fremvise den for kunden, så du kan få feedback og fastslå næste skridt. Her kan du se, hvordan du planlægger og afholder en virtuel fremvisning af et videoprojekt ved hjælp af værktøjer som Zoom og Dropbox Replay.
Trin 1: Vælg platform til fremvisningen
Som vært er det op til dig at beslutte, hvilken platform du vil bruge til den virtuelle fremvisning. Der er mange muligheder at vælge mellem, så der er et par ting, du bør overveje, når du træffer din beslutning:
- Publikum/deltagerne – kan og vil alle installere ekstern software eller udvidelser til fremvisningen? Eller vil et browserbaseret værktøj som Dropbox Replay være mere egnet?
- Interaktivitet – vil du have deltagerne til at give kommentarer i værktøjet til gennemgang under fremvisningen? Hvad med billedpræcise kommentarer og annotationer på skærmen?
- Synkront/asynkront – skal alle kunne se videoen på samme tid? Hvis ikke, kan en asynkron session være lettere at administrere.
Zoom er en populær og praktisk platform til at afholde virtuelle events – mange af os lærte værktøjet at kende under coronanedlukningerne, hvor vi måtte bruge onlineredskaber til at holde kontakt til vores kolleger.
Og når du integrerer Zoom med Dropbox, kan du nemt give feedback og samarbejde om videoer i realtid. Du kan:
- Tilføje, tilslutte dig og øjeblikkeligt starte et Zoom-møde fra Dropbox-indhold.
- Automatisk gemme optagede Zoom-møder og -transskriptioner i Dropbox.
- Fremvise dokumenter, dias og billeder fra Dropbox, mens du deltager i et Zoom-møde.
Hvis du vil afholde en virtuel fremvisning på Zoom, kan du dele et link til en video i Dropbox Replay med deltagerne. I dette browserbaserede rum til virtuelle fremvisninger kan alle se videoen på samme tid og fastgøre kommentarer eller annotationer på specifikke billeder.
Trin 2: Send virtuelle invitationer ud
Inviter deltagerne til din virtuelle fremvisning mindst en uge før eventen. Så får de tid til at tjekke kalenderen og passe det ind i deres program, før de forpligter sig til et svar.
Lidt tættere på dagen for fremvisningen kan du følge op på din invitationsmail med en påmindelse, der indeholder:
- Et streaminglink eller link til mødet afhængigt af den valgte platform (så det ikke bliver væk i deres indbakker!)
- Et resumé af, hvad publikum/deltagere kan forvente af din virtuelle fremvisning
- Evt. en dagsorden for at sikre, at alle deltagere er med på planen
- Til videoprojekter med mange interessenter kan en dagsorden for onlinefremvisningen hjælpe med at bevare fokus og organisering på mødet
- Du kan planlægge en velkomsttale for at forklare din tilgang til projektet, indlægge pauser til at stille spørgsmål eller diskussion og sætte tid af sidst i fremvisningen til at runde af og foreslå næste skridt i projektet (såsom at handle på feedbacken)
Trin 3: Start fremvisningen
Meget lig fysiske fremvisninger er det måske for optimistisk at gå ud fra, at din virtuelle fremvisning starter på præcis det tidspunkt, du har planlagt. Deltagerne har måske uventede problemer med internetforbindelsen eller andre problemer med at få adgang, hvilket kan give forsinkelser.
Som vært for fremvisningen er det dit ansvar at sørge for, at den slags mindre forsinkelser ikke udvikler sig til forstyrrelser.
Når alle deltagere er ankommet til det virtuelle møde, kan du indlede med et par bemærkninger for at bryde isen, før du starter fremvisningen. Det er nyttigt, hvis flere af deltagerne ikke kender hinanden, fordi det gør dem mere trygge ved at give ærlig feedback, når fremvisningen begynder.
Husk, at alle i en live gennemgang i Dropbox Replay kan styre afspilning af lyd eller video. Som vært bør du måske kontrollere det lidt ved at opstille nogle grænser eller regler.
Trin 4: Indhentning af feedback og afslutning af fremvisningen
Feedback er vigtigt i alle videoprojekter, men det kan tit være besværligt at indhente kommentarer og forslag til handlinger fra dem, der gennemgår videoerne.
Dropbox Replay løser problemet med fragmenteret feedback. Når du afholder en virtuel fremvisning i Replay, kan deltagerne vedhæfte annotationer til specifikke billeder i videoens tidslinje og kommentarer på skærmen.
Når videoen er afspillet, og de, der skal gennemgå den, har haft mulighed for at give feedback og stille spørgsmål, er det tid til at runde fremvisningen af. Måske har du forberedt nogle afsluttende kommentarer, eller du kan fortælle, hvor mange mødeminutter du har registreret i Dropbox Paper.
De, der har gennemgået videoen, har muligvis brug for lidt mere tid til at reflektere over projektet og se videoen igen, når det passer dem. Selv efter at fremvisningen er slut i Dropbox Replay, kan de stadig lave kommentarer og tegne i videoen, så længe de har tilladelse til at lave kommentarer.
Hvis du har optaget fremvisningen i Zoom, gemmes optagelsen automatisk på din Dropbox-konto, så du kan dele den med deltagerne.
Når du gennemgår din live gennemgang i Dropbox Replay, er det meget lettere at holde styr på og handle på den feedback, du har indhentet – især fordi du kan uploade videoer og har adgang til feedbacken direkte fra Adobe Premiere Pro og andre redigeringsprogrammer.
Nemme virtuelle fremvisninger med Dropbox Replay
Dropbox giver dig alt, hvad du skal bruge til at løfte din videosamarbejdsproces uden at gå på kompromis med dine yndlingsværktøjer og redigeringsapps.
Med Dropbox Replay kan alle se og kommentere på den samme video samtidigt – med flot videoafspilning i høj opløsning, som forbliver synkroniseret for alle, der ser med.