Samarbejdet med kreative bureauer skal være en lige så god oplevelse som det produkt, I skaber sammen. Men når man skal jonglere papirarbejde, feedback, kreativt materiale og statusopdateringer, kan det være vanskeligt at skabe de nødvendige resultater – eller holde humøret højt ved næste onlinemøde.
Her er fem eksempler på, hvordan Dropbox hjælper teams med at håndtere de største forhindringer for et godt samarbejde – så I opnår glade og vellykkede partnerskaber og fantastiske kreative resultater.
1. Sæt fart på papirarbejdet
Lad os se det i øjnene – de fleste problemer inden for marketing skyldes deadlines, der altid føles lidt for stramme. Teamet kan selvfølgelig altid nå det. Men først skal bureauet underskrive kontrakter, freelancere skal bekræfte deres takster og kan ikke gå i gang med det kreative arbejde, før de har underskrevet en fortrolighedserklæring.
Hvis du vil undgå forsinkelser i papirarbejdet, der får tidsplanen til at skride, kan du prøve e-signaturer fra Dropbox Sign. Oplev fordelene ved de integrerede påmindelser (i stedet for telefon- eller e-mailnotifikationer), når du skal holde kontraktprocesser i gang, og giv underskriverne mulighed for nemt at underskrive på enhver enhed. I stedet for at skulle downloade, underskrive og scanne og e-maile PDF-filer kan underskriverne hurtigt skrive under med nogle få klik, mens du har deres opmærksomhed. Faktisk kan kontrakter underskrives op til 80 % hurtigere med e-signaturer end med traditionelle papirbaserede dokumenter.
Hvis du har aftaler, du bruger ofte, kan du oprette skabeloner, eller standardformularer, der kun skal oprettes én gang og derefter nemt kan sendes ud til hver ny partner. Uanset om du får nye underleverandører få gang om året eller flere gange om måneden, vil du opleve en stor lettelse i det administrative arbejde.
2. Gør evalueringsprocessen enklere
Det er længe siden, man evaluerede kreative kampagner på en planche i et mødelokale. I dag modtager du kreativt materiale i indbakken i mange forskellige formater og størrelser afhængigt af det enkelte projekt.
Men du behøver ikke at anskaffe ny software eller vente i 20 minutter på, at tunge animationsfiler bliver downloadet. Bare få dine bureaupartnere til at dele deres præsentationer via Dropbox, så du kan åbne dem med et link.
Med Dropbox kan du evaluere kreativt materiale i alle forskellige filtyper, som f.eks. PSD- og PDF-filer, i skyen og kommentere direkte i filerne, så ingen er i tvivl om din feedback. Hvis du skal evaluere video- og lydprojekter, bør du prøve Dropbox Replay, hvor alle kan føje feedback til samme videoklip med tidsbaserede kommentarer eller annotationer, så hele teamet har alle oplysninger.
3. Saml alt materiale på ét sted
Vi kan alle blive rundtossede af at holde styr på alt det kreative materiale i et marketingprojekt over flere kanaler. Hvis I laver bannerannoncer eller annoncer til sociale medier, kan antallet af annoncestørrelser være uendeligt. Og hvis I har kampagner på mange markeder, vil alle oversættelserne kun gøre bjerget af materialer endnu større.
Undgå forvirring i teamet ved at lave tydelige tjeklister for hver type materiale efter platform, størrelse og type fra starten af projektet. Lav derefter ét centralt sted, hvor bureauet kan uploade alle materialer, og inddel dem i mapper og undermapper, der svarer til tjeklisten.
Hvis en fil går tabt og skal gendannes, har Dropbox en sikkerhedskopi af slettede filer. På den måde er alt, hvor det hører hjemme, når det er tid til lancering af kampagnen.
4. Få færre møder i din kalender
Det er vigtigt for den tydelige kommunikation med dit bureau, at I løbende opdaterer hinanden. Men hvis din tidsplan allerede er fyldt med både interne og eksterne møder, er der måske ikke meget tid tilbage til selve arbejdet. Det kan dog ofte skabe misforståelser at sende lange e-mails med feedback, så I spilder tid på at holde afklarende møder.
Tag kontrollen med din kalender tilbage ved at aftale faste “kontortider” med dit bureau to eller tre gange om ugen, hvor I gennemgår igangværende arbejde. På den måde har både du og bureauet et fast tidsrum, hvor I fokuserer på at samarbejde, i stedet for at I skal klemme korte møder ind, når I har et hul i kalenderen.
Hvis arbejdet tager længere tid end det afsatte tidsrum, eller bureauet ikke kan nå det, kan du bruge Dropbox Capture til at give feedback via skærmoptagelser og videobeskeder. Du kan indtale din feedback og tilføje annotationer, og derefter kan bureauet se videoen på et tidspunkt, der passer dem. Når I gennemfører et møde asynkront, kan det være en fordel f.eks. for en samarbejdspartner i en anden tidszone – så behøver de ikke at klemme et onlinemøde ind efter aftensmaden.
5. Del statusopdateringer i realtid
Når du jonglerer med flere bureauprojekter i flere forskellige projektfaser, kan det føles som om din "statushjerne" er ved at blive overbelastet. Måske sender bureauet dig en statusmail hver dag eller hver uge for at holde dig opdateret, men den kan gå tabt i din indbakke, så du spilder tid på at lede efter den, når du endelig har fundet tiden til at læse den.
Her kan du bruge skyen og oprette et statusdokument, der ligger online, og som både dit interne og dit eksterne team kan opdatere. Når du gemmer det på Dropbox, kan du se, hvornår bureauteamet sidst har ændret dokumentet, og bruge versionsændringerne til at se, hvad der er blevet ændret.
Med dette system er det også nemmere at føje andre interne medarbejdere til et projekt. Uanset om de er en fast del af teamet eller passer projektet i din ferie, kan du bare sende dem et link til dokumentet. Måske ved du ikke, hvad der sker i hvert enkelt projekt hele tiden, med ved altid, hvor du skal finde en hurtig statusopdatering.
